国际会议是一个有组织、有秩序的活动。它不能“群龙元首”。这个“首”便是会议的主持人或者主席。会议的召集人和组织者负责把与会者从四面八方召集到一起，但会议从选出主席之时起便由主席主其事，一直到会议结束。会议主席不是指定或任命的，而是由与会者民主选举的。当选后，主席便承担了把会议引向成功的重任。
主席当选走上主席台，全场报以热烈掌声，目光都投向他。主席顿时成为会议的中心人物。各国代表团首次发言时，也都会祝贺其当选，“相信在你的英明领导下，会议定能达到预期的目的”。这是给予主席个人及他代表的酷的极大荣誉。
不管是信任还是荣誉，都不会使主席的任务轻而易举。要真正取得与会者的信任，和不辜负与会者给予的荣誉，还要看主席的能力和公正能否经得起考验。如果主席能够成功地应付面临的种种挑战，他的权威才能确立。在当今世界里，国际关系日趋复杂，当好国际会议主席的难度也越来越大。在不少人看来，这不是一个值得羡慕的差事。
国际会议主席大体可分三类：
一、荣誉性主席。为了表示对出席会议的高级领导人和知名人士的尊敬，国际会议往往选举他们为主席或副主席。这些人士并不都须亲自主持会议，也不一定要从头到尾参加会议，而仅是获得一种荣誉。实际“视事”者是从他们中间推选出来的二三名执行主席。选举荣誉性主席时，职务、头衔、名望、影响是首要考虑。不少政府间会议选举东道国的高级领导人为主席。有的还形成惯例，代表团团长中凡达到某个职级的一律选为副主席。
二、实际操作的主席。大会执行主席以及大型会议下设的委员会、小组会主席均属此类。他们是工作主席，一般都须出席会议的整过程，并参加主持会议。对此类主席，资历和经验的要求较高。曾经在国际会议中担任职务并有良好表现者，更易被选为候选人。
三、临时主席。在会议选出正式主席前需有人主持开幕式和选举事宜。这便是临时主席的主要职责。临时主席往往由三种人担任：
1．上届会议的主席。由上届会议主席担任临时主席是许多国际机构议事规则的要求，可更好地保持会议的连续性。本届会议主席选出后，他的任务便告终。
2.国际机构的行政首脑。由国际机构召开或联合主办的国际会议多采用此方式。国际机构的行政首脑往往是会议的组织者，情况熟悉、办事干练，由其担任临时主席名正言顺，有利于会议的顺利开始。
3．会议的召集人、发起者。他们筹备会议的召开，但又不染指会议的实际操作。由他们主持开幕式和选举事宜，顺乎自然，也是对他们辛劳的回报。
国际会议的开幕式也是新旧主席的交接过程。新主席当选后，主持会议的旧主席请其上台主持工作。双方当众握手示意，交接便告完毕。当然也会分别简单致词。
“主席”一词在英文中原为。chairman。但随女权运动的高涨，许多人认为。chairman中的词尾man代表了男子至上。因此，chairman一词现已逐渐为中性的chairperson所代替。特别是称呼女性主席，现通常都用madam chairperson。
一、对会议主席的要求
什么人才能胜任国际会议主席？首先，他要有一定的知名度和影响力。假若本人有较高的职务、头衔、名望、资历，他的权威就较易被接受，说话较有分量，运作起来阻力也较小。然而，主席的处置和应变能力也十分重要。国际会议上关系错综复杂，情况千变万化。主席既是会议的中心人物，也必然是各种矛盾的集中点。当会场出现“剪不断，理还乱”的情况时，主席便是众望所归，应当拿出见解和办法来。身份和能力仅是对主席的基本要求，他还应从业务角度，提出其它要求：
一、熟悉议事规则。担任国际会议主席，必须熟悉会议的议事规则。这就像篮球裁判必须熟练掌握篮球比赛规则一样，球场上众目睽睽。如果运动员犯规，裁判当判不判，或罚不当罪，就会群情鼎沸。懂法者才能执法。主其事而心中无数，行动就不能自如。遇到棘手问题，更是手足无所措。熟悉会议规则应是主席的看家本领。
二、持公正的立场。会议主席选自代表团，但执行主席职责时，他不再是国家代表，即已“非国家化”（denationalized），而必须站在公正的立场上行事。主席能否在纷争中保持中立，特别是涉及本国利益时能否秉公办理，是对主席的公正性的重要考验。国际会议主席偏袒一方或者徇私，例如纵容不守议事规则的行为、借故限制对某方不利的发言、讨论同本国有直接利害关系的重大事项不主动回避等，都是犯忌的。
三、熟悉会议主题。会议主席必须了解会议的基本情况和熟悉讨论的主题。基本情况可以临时了解，但会议讨论的主题，往往反映一个方面的中心问题，就非一朝一夕所能掌握。隔行如隔山。由不熟悉本行业务的人担任主席，就能以期待他能抓住问题的实质，妥帖总结归纳讨论的内容，和把会议的讨论不断引向深入。为弥补不足，不在行的主席便应作出巨大努力，使自己对会议主题的历史和现状、争论的焦点及解决途径有基本的了解。
四、发扬民主。会议赋予主席许多权力，但主席绝不能滥用。优柔寡断，当决不决，会丧失威信。不倾听与会代表的呼声，不尊重少数人意见，不同主席团成员商量，恣意妄为，也难逃批评。做决断时，既态度坚定，又不专横，殊非易事。但对国际会议主席，只能如此要求。联合国大会的议事规则明确规定：“主席执行职务时始终处于大会的权力下”，便是对主席权力设下的限制。
五、开展协调活动。会议主席的工作不应限于主席台上。一个出色的主席必然注意广泛联系和搞好同代表、秘书处、记者等的联系，使自己耳聪目明。国际会议的许多重大问题是在会下磋商中解决的。会议主席能否充分利用其特殊地位，排除门户之见及意气之争，在冲突中居间调停，谋求妥协，是许多会议成败之所系。
六、团结好一班人。会议主席不是孤家寡人。他是由主席团，即副主席、报告员等辅佐的。有的主席个人能力较强。便不注意发挥一班人的作用，自始至终????马行空，副主席等形同虚设。开明的主席注意调动一班人的积极性，例如分配他们去协调关系或调查问题。有时甚至寻找借口退席，让副主席主持会议，以分享荣誉和责任。这种团结民主的气氛也会给会议带来良好影响。
二、主席的职责
主席对会议负有指导的责任。他不仅要主持讨论，还要维持秩序、调节进度和活跃气氛，使会议顺利及和谐地进行，达到最理想的结果。主席的职责是多方面的，其中相当一部分是职务性的（functional），例如：
一、宣布开会、复会、休会和闭会。表面上看，这些均是一般的程序，不算什么职责。其实不然。宣布开会一事就不很简单。许多时候，代表们在休息厅里左等右候，甚至开始不耐烦起来，而会议就是不按时开始，其中必有原因。除非确实掌握已足法定人数、文件已齐备、磋商已有结果，否则主席贸然宣布开会或复会，就会把事情弄糟。休会也是一样，规定的会议时间已过，人已精疲力尽，甚至饥肠辘辘，发言还是一个接着一个，人们也要问：主席是怎么回事？主席应当注意按时开会和休会。能否做到，也是有无“群众观点”和时间观念强弱的反映。如有特殊情况，应及时说明，取得与会者的谅解与配合。
二、给予代表发言权。主席有权引导会议的正常进行，制止无政府状态。在正式会议上，没有主席同意，代表不能发言。许多议事规则都作如是规定。再者，发言必须有秩序地进行。几个人同时讲话，会议势必乱成一团。在正式会议上，代表间相互抢话、插话、对话都是不许可的。当然，在交谈、酝酿、磋商中，没有人主持，便不存在要求给予发言权的问题。发言权是代表最基本的权利。
会议开始时，主席可先出“安民告示”，预告已有多少国家代表报名发言及发言顺序。请代表A发言时，也可提示下一个发言者，代表B预做准备。
代表要求发言一般应预先书面登记。非正式会议或临时发言也可举手或举牌示意，经主席确认后开始。
三、引导讨论。引导讨论逐步深入，是主席的重要职责。这就要求主席善于抓住讨论的中心环节。有的主席只是一般地维持发言秩序，对代表发言内容不多予置评。有的主席在代表发言后，简单重复其要点，并就发言中指出新意和可取之处，引导其他代表继续加深讨论。有的主席则是在会议讨论结束前加以评论和小结。当会议陷入沉寂，发言寥寥无几时，主席也可主动提出启发性的问题，或主动邀请某代表就某问题发表意见，使讨论气氛重新活跃起来。
四、将问题付诸表决。在一些国际会议上，会议做出决定须通过表决程序。是否表决、何时表决、怎样表决，代表可以充分发表意见。但把问题付诸表决之权属主席。如主席认为时机尚不成熟，可以推迟采取行动，会下再行磋商。主席也可根据议事规则，决定不同的动议和提案表决的先后顺序及方法。表决由主席主持，结果由主席公布。主席应给予有关代表在表决之前或之后，作解释性发言的权利。主席不得参加表决，但可指定他所属代表团的另一成员代为投票。
五、就“程序问题”作出裁决。就“程序问题”（请参见第六章“程序问题”一节）作出裁决是主席另一权力。“程序问题”多产生于代表间揎拳裸袖之际。能否主持正义，平息纷争，就看主席的决断能力。根据议事规则，一旦“程序问题”被提出，主席即应作出裁决。要在很短的时间内，就一个突如其来的问题判断是非曲直，谈何容易？多数情况下，代表们会尊重主席的裁决。如主席的裁决被过半数的代表所推翻，主席也会处于尴尬境地。
六、调节代表发言。代表发言各有风格和特色。有的简短扼要，有的洋洋洒洒，有的切中要害，有的高言泛论，一般主席都不会干预。但如有代表的发言超过限定的时间或者离题万里，主席就应礼貌地予以提醒。通常主席会给发言者递张条于，促其掌握时间。如该人仍我行我素，主席便可用语言或敲话筒提醒之。
七、决定程序事项。主席负有掌握会议进程的责任。会上争论难免，但不可能无休止进行下去。如讨论看来漫无止境或呈现胶着状态，主席就应决定结束某个议题讨论的最后期限，或暂时中止讨论，进行会下磋商，以寻求解决。如争辩十分激烈，代表反复交锋，而时间又不多，主席也可限制代表发言次数及时间，或截止代表继续报名发言。主席也可确定提交决议草案的截止日期，以利其他代表考虑和请示政府。
八、澄清问题。主席有义务就讨论过程中发生的诸问题回答与会者的疑问。例如，有代表提出动议或修正案时词意不明，其他代表即可能要求澄清。此时，主席通常都是转请原提议者加以说明，或请会议秘书宣读记录，加以重复。有时会议拳打脚踢，陷入混乱，不知讨论到何处，代表也可请主席加以澄清，引导讨论言归正传。
九、维持会场秩序。这主要指排除外来干扰。公开会议一般允许旁听。旁听者鱼龙混杂，难免出现有人扰乱会场情事，例如呼口号、打出标语条幅，甚至上台抢话筒讲话。主席有权要求有关人员遵守纪律，保持会场秩序与安静。如不能奏效，主席可以结束会议的公开状态，命令保卫人员将扰乱人逐出会场。
十、会下协调分歧。以上九项均属主席的职务性作用，会下协调分歧才是主席的实质性作用。在会下协调中，主席不仅可主持会议，还可进行个别接触，甚至“穿梭外交”，在对立的立场中寻求共同点。许多时候，主席还可说服有关方面改变立场。这就是说，主席须深深介入代表间的分歧，而在难解难分的缠结中，努力凭借其权威，发挥中介作用，促进分歧的解决。
三、主席的产生
国际会议主席，包括主席团成员，一般都是由会议召集人或组织者同各方商量后提出候选人名单。如果酝酿成熟，一揽子名单提交会议审议时就能作为一个整体顺利地一次通过。
选举开始时，由某一代表团建议选举某某人为主席、副主席、报告员等，并逐一略加介绍。动议须得到二三个其他代表团的附议。如果没有其他动议，主席即可请会议以鼓掌方式通过。通常选举仅是必须的程序。何人提议、何人附议均事先安排好，甚至发言槁也由秘书处拟就。但临时发言不在此例。
困难往往发生在酝酿过程。
一、有些被提名的代表因种种原因，如不能参加会议全过程、不愿介入棘手问题，考虑到自己缺乏主持会议经验等而婉拒。
二、某些代表虽愿担任主席等，但拟讨论的重大事项同该代表的派出国有直接利害关系，遭到别国代表反对，当事国代表只好回避。
三、有的候选人职务偏低，能力较差或声誉不佳，也难取得大家的拥戴。
四、有的代表，因派出国同其他国家关系不和，成为有争议的人物，虽其他方面条件较好，也不宜入选。
酝酿候选人名单实际上即是预选的过程。如意见能取得一致，提交大会通过就水到渠成。有时酝酿并不顺利，及至会议开幕在即，主席团候选人尚未谈妥，会议组织者就像热锅上的蚂蚁了。无论如何，推选国际会议主席的难度远不及选举国际机构领导人那么大。毕竟国际会议的主席是临时性的，职责多半是职务性的，没有人、财、物实权，一般各国不会采取全力以赴，势在必夺的态势。
会议发起者及组织者、常设秘书处、上届会议主席等都可能参与酝酿产生主席及主席团成员。他们都有一定的影响和发言权。重要及有影响国家代表团的作用也是显而易见的。选入主席团便是参与会议的领导。
四、对会议主席的提示
会议主席执行职责遇到棘手问题时，主要靠本人的能力和经验及时加以处置。同坐在主席台上的国际机构行政首脑和会议秘书也可予以重要协助。主席应不耻下问，善于利用他人的知识和经验，弥补自己的不足。这里拟就一些主持会议的技巧问题做些介绍：
一、会议代表对议题及会议文件作一般性评论时，主席可在代表发言后表示感谢，不予置评。
二、代表如做了有分量和有见地的发言，主席可表示赞赏，指出发言“重要”、“很有意义”、“有启发性”、“富有建设性”等，必要时也可将核心部分重复一下，以引起与会者的注意，并启发他人的思维。
三、代表间发生重大分歧，一时解决不了时，主席可请有关代表会下协商，取得一致后再提交会议讨论，也可请一名副主席负责召集。为此，可暂时休会，也可转而讨论下一议题。
四、有的国际机构或会议没有表决的习惯。遇重大分歧时，都应经各方协商取得一致（“协商一致”，请参见第六章）。如多数代表已发表肯定意见，而个别代表仍坚持异议，主席可根据多数代表的意见表示：“我认为会议的总意见（Sense of the house）是……”，做出裁决，以丝束争论，但要注意不使自己的权威受到挑战。一般，聪明的主席总是“请求会议的指点”，把决定问题的责任推给与会者。
五、为了缩短争执不下的辩论或旷时日久的细节讨论，主席可在会场出现某种建设性建议时，询问与会代表“是否有不同意见”，争取在某些“刺头”代表未及做出否定反应前裁决：“我看没有，就这样决定了。”1994年少数国家提出在联大临时议程中列入所谓台湾“在国际体系中的特殊情况”的项目。辩论中，联合国总务委员会的19个国家代表发言反对。“在各国代表发言后，在没有人反对的情况下，本届联大主席艾西一槌定音，决定将此项目剔除出本届联大临时议程”。
六、对代表发表的重要意见、建议或声明，主席可表示“会议已注意到”或建议载入会议记录，以表示对有关代表的尊重，也是为了避免其他代表作进一步的争论。
七、如代表对所讨论的问题的来龙去脉、法律依据、历史背景及文字解释提出疑问，主席可请在场的有关负责人（执行机构官员、有关代表等）予以澄清。
八、在主持会议期间，主席应以公正的第三者的立场处理各项问题。主席一般不应介入争论，而在矛盾和冲突中尽量“走中间路线”，起撮合作用。主席不参加投票，也不代表自己的国家在大会上发言。在小会上，主席有时也可声明暂时放弃主席身份，代表本国发言。
九、主席主持会议时，一般都不回避邀请同本国断交或不予外交承认的国家的代表发言。谨慎的主席也可暂时退席，由副主席代为主持。
十、主席应按会议日程准时完成各议题的讨论。如发言十分踊跃，可稍延长讨论时间，但一般不在日程之外加时讨论（如占用午休、晚间及周末时间）。如有的代表发言冗长或离题过远，主席可递条或插话，请其简化发言。如整个讨论离谱出格，主席应及时拉回。
十一、审议会议文件时，如代表提出修正意见，但又仅作一般性评论，主席可请其书面提出措辞，交秘书处印发各代表，以求精确和免去与会代表记录文字之劳。决议草案、重要修正案和实质性的动议均应书面提出。
十二、如遇代表提出乖戾建议，如两伊战争期间，交战一方突然建议为其“圣战”的死难者起立默哀，主席可不予置理，径请下一位代表发言。
十三、主席如因故不能主持下次会议，可请副主席代理。最好事先取得副主席本人同意，并在休会前在会上宣布。临时离开会场，也可清副主席代为主持，一般不需先打招呼。
十四、主席主持会议时，不能像其他代表一样，随时进出会议厅室。应抓紧会前、会后或休息时间办理个人事宜（如找人商议问题、打电话、喝咖啡、上厕所等）。
十五、会议结束时，主席宜作小结，就会议气氛、发言踊跃程度、意见的重要性及会议成果等作出适当评价。对各方给予会议的贡献、合作及服务也应表示感谢。
为了辅助主席主持会议，秘书处有时准备了预案，按照～般会议程序，为主席草拟了各种不同场合下应说的话。主席可根据实际情况灵活使用。预案对于不熟悉议事规则的主席有较重要的参考价值。
五、会议主席团
国际会议主席的责任重大，任务繁重，但他决非单枪匹马地在那里奋斗。通常他都有主席团（bureau）协助他工作。这个为确保会议的顺利进行而组成的领导集团有时也以总务委员会或指导委员会的形式出现（关于总务委员会，请参见第三章）。它们的职能有许多相似之处。
主席团由大会主席、副主席、报告员及各个委员会的主席组成，由大会主席兼任主席。主席团的组成应注意代表性。通常大型国际会议的副主席选自不同的区域、国家集团或专业。
主席团的任务是：
一、掌握会议工作的总方向；
二、保证会议的顺利进行；
三、拟定议程，确定议题的优先次序；
四、掌握会议的进度；
五、处理会议过程中发生的重大问题；
六、协调各种活动和各方关系。
在整个会议期间，主席应召集若干次主席团会议，听取各方工作汇报，并就有关问题作出安排。例如，讨论发生重大争执，会议陷于停顿，主席团就要设法协调各方立场，恢复会议的进程。如果各委员会的进度脱节，有的过快，有的太慢，部分环节出现窝工，此时也须调整原定的日程安排。东道国、代表团各自举行的社交活动也可能发生冲突，例如一起抢占某一“黄金时间”。主席团即应排解争执，合理安排，使各得其所。
主席团会议的形式可不拘一格。大型国际会议应郑重其事地坐下来开会。小型会议或下设委员会主席团也可以采取碰头会的形式，例如在会场的一角或会场外的休息厅里议一议，有事则长，无事则短。
主席应注意发挥群体作用，主动召集会议，共商大计。主席团其他成员也可督促推动。
有关人员可列席主席团会议。最常见的情况是：国际机构的行政首脑列席提供咨询及协助。讨论代表团问题时，有关代表也可列席。
不少情况下，主席团、常设秘书处及重要代表团关系密切，无形中构成了国际会议的“内圈”或“核心小组”。他们经常交换意见，并就一些重大问题达成共识，影响着会议的进程。这种“内圈”可能沉瀣一气，也可能有利于会议的顺利推进，主要看其组成和导向。即使不形成什么“圈”，主席团注意同秘书处和重要代表团保持联系，及时交换意见，也是主席团的工作得以顺利进行的重要保证。
会议秘书不属主席团成员，是会议服务的组成部分，但是主席的重要助手，也可列席主席团会议。助手的工作包括：
一、为主席准备会议文件及参考资料；
二、为主席准备讲话预案；
三、对主席进行提示（识别代表、掌握时间等）；
四、协助主席掌握代表发言次序（包括发言登记）；
五、为主席做会议记录；
六、在主席主持会议期间，在主席及有关人士间传递信息。
举例说明，国际会议有时举手报名发言。在一所宽敞的会议厅中，主席不一定能注意到每个代表的举手表示。会议秘书就要眼观四方，提醒主席某国代表已要求发言。有时发言踊跃，有的代表举二三次手也不一定能轮上机会。秘书就要帮助主席掌握情况，保证代表发言机会均等，不使疏漏。又如代表发言时可能涉及某个众人不太熟悉的文件或历史事实。为求准确无误，秘书就应从随身携带的资料中迅速找到出处，或委托他人去资料库寻找，供主席参考。再如，已临近下班时间，但讨论还在进行。联合国系统的同声传译一般不超时工作。此时，秘书就应提醒主席及时结束会议，以免同传届时自动停止工作，使会议突然中断。
国际会议主席能否圆满完成会议的重托，一定程度上要依赖其他主席团成员及会议秘书的配合默契。当然，主席也应好自为之。