“代表团”是个大家熟知的名词，然而如果有人问你何谓代表团，可能你一时也答不上来。字典告诉我们，“一个团体的交涉事项或出席会议所推派的代表在三人以上者”为代表团。从一般意义上讲，这个定义是正确的。各机关、企事业、团体、区社都可以组成代表团出席本系统或本省市的会议。然而，我们这里讲的是国际会议的代表团，涵义有所不同：
一、国际会议主要是国家间的会议。尽管国际上有非国家级的、国际团体间的，甚至是私人代表团的聚会，国际会议上彼此辨认的主要标志是国别，主要的周旋对象是他国的代表；
二、国别代表团是构成国际会议的最基本单位。代表团对外代表国家，对内协调成员间关系，作为一个有组织的整体独立开展活动；
三、参加国际会议者还可以有国际机构的代表。专家也可以以个人身份与会。但他们都是以咨询、列席、服务者的身份出现，没有投票决定权。
四、代表团必有正式委派单位。国家级的代表团的委派者是国家机构。重要的政府间会议代表还应持有上级机构的全权证书。如果代表团负有签约任务更是如此。
五、代表团一般没有严格的成员数量的概念，换言之，有数百人的代表团，而一二人也能自成代表团。
除非是分裂国家，一个国家在国家级的正式国际会议上总是仅有一个代表团。省、市、机构也可能派出自己的代表团，甚至同国家级代表团同时出现于国际会议，例如北京市代表团、江苏省代表团，但它们不能同时使用“中国代表团”的名义。参加多行业的国际会议，应组织综合性代表团。例如讨论能源问题的国际会议上不能同时出现“中国电力代表团”、“中国水利代表团”及“中国煤炭代表团”。有时由于国内缺乏沟通或由于会议组织者的有意安排，一个国家也可能派出一个以上的国家级代表团。这种不正常现象，临场发现时应予纠正。
在某些场合下，也可能同时存在一个国家的两种“代表团”。一种是仅为参加本次会议而组成的临时性代表团（delegation），另一种是派驻国际机构的常驻代表团（mission）。常驻代表团并非会议的直接参加者，但可协助临时代表团工作。常驻代表团等于一个驻外使馆，只是使馆的派驻对象为国家，而常驻代表团的派驻对象为国际机构，例如中国驻联合国代表团、中国驻日内瓦联合国办事处代表团。
一、代表团的组成
代表团的组成首先要符合国际会议的要求，包括代表的级别、人数、构成比例、专业要求等。代表团的级别主要由团长的级别体现，如团长是部长、参谋长、董事长，那么不论其他团员是何级别，该代表即为部长级、参谋长级、董事长级。联合国规定出席联合国大会的代表团代表最多不超过5人，副代表最多也不超过5人。国际劳工组织规定的更为具体：6名代表中，政府、雇主及工人的代表各为2名。有的国际会议还明确妇女代表的比例。专业会议更有可能限定主要代表必须是本行业的专家。派出国在考虑代表团组成时一般都会尊重国际会议的要求。
参加国际会议的代表团通常由代表、副代表、顾问、专家等组成。正代表即是团长，又可在副代表中指定一二人为副团长。代表缺席时，由指定为副团长的代表代行职务。团长，副团长原则上是内部职称，一般不列入与会者名单。副代表又可分成两个档次，即担任副团长的副代表和其他副代表。在英文中，前者称为deputy，具有“第二把手”的含义，后者人数可以较多，称为alternate。有时代表团还指定秘书长。秘书长也是内部称谓，是代表团的总管。从落实会议日程到照料团员的生活起居都是他的职责。有时还担负对外联络。
组织代表团要注意吸收有关部门参加。过去政治性的国家代表团通常都是由外交部牵头组织，其他有关部门参加。随着非政治性业务的扩展，其他部门牵头组团的情况日众。人大、公安、金融、科技、商贸、文艺、体育等部门都可组团，但也要注意吸收其他有关部门参团。这是由于产业分工和学科分类越来越细，而部门间相互关联也越来越密切。例如环境就是一个介乎自然科学和社会科学之间的边缘学科。参加环境问题国际会议的代表团仅由单一部门组成势难胜任。又如“加入世界贸易组织”问题也牵涉许多部门和行业。这样，出席有关国际会议的代表团就必然是一个由经贸部牵头的综合性代表团。
多部门的参加往往衍生代表团人数问题。出于控制会议规模的考虑和囿于接待条件，会议组织者倾向于压缩会议人数，而派出国，如无经费困难，则往往要膨胀人数。任何一个有关部门都认为自己有权参加某个代表团，而且往往认定能否参团同本部门的利益和声望有关。这就为组团带来很大困难。扩大人数易，削减人数难，这是许多组团者的共同体会。
通常一个代表团的成员同属一个国家。但也有数国共同组团出席国际会议的事情。例如，比利时、荷兰、卢森堡就可能组成比荷卢联合代表团，北欧国家也可能组成斯堪的纳维亚联合代表团。某些国家利益相近，组成联合代表团可以壮大声势和节约开支。为解决团内多国籍的矛盾，联合代表团往往由某国人士任团长，而由另一国籍或具有双重国籍的团员任副团长或特别顾问。
许多国际会议，尤其是专业性较强的国际会议，对于派遣非专业性人员为代表，表现了越来越大的抵制。这是因为非专业人员，尤其是一般的政府官员，对专业问题难以发表真知灼见。这是有道理的，但造成此种情况，政府官员也不无责任。在某些国家中，对外联系权多操于政府官员手中。他们很可能把参加国际会议的机会留给自己或给予自己的关系户，而排斥有真才实学的专家，从而招致不满。
总之，代表团的构成要考虑三方面的因素：
一、代表团的高度一—代表的层次（级别、职务、威望、影响等）；
二、代表团的广度——代表性的广泛程度。
三、代表团的深度——代表的专业水平。
如果这三方面都能照顾到，代表团的组织质量便基本上有了保证。
二、代表团的影响力
在国际会议上，一个代表团有多大的影响力不仅取决于代表团的组成，也同派出国的实力有密切的关系。
一个大国代表发言时，许多人都会竖起耳朵来听，分量自然不同。然而，这也不是绝对的。更重要的还要看国家的实力。一个中小国家，如果经济、军事实力强，说话也是掷地有声。日本有经济实力，可以左右国际市场的变化和提供大量投资及援助，许多国家就会对它趋之若鹜。在国际会议上，其代表常常表现“财大气粗”。又如以色列有军事实力，在解决国际纠纷时就很强硬。它不干，别人也奈何不得。但仅有实力还不够，也要看有关国家对国际事务是否采取积极态度。
不同的国家对国际事务的兴趣大小不一。它们对国际事务是积极介入，还是消极旁观，从其代表团在国际会议上的活跃程度便可见一斑。某些小国，人口不多，版图不大，实力也有限，但其代表却是国际会议的活跃分子，今天一个发言，明天一个提案，忙得不亦乐乎。相形之下，有时有些大国代表的活跃程度就同其地位不大相称。至今仍可发现，少数国家的代表在国际会议上异常沉默，究其原因，往往同其国策有关。
国际会议的与会者应当有强烈的参与感。所谓“与会”决非仅指会上念个发言稿、听听别人的高论，回来写个报告，就算功德圆满。改革开放为我们提供了明确的政策指导和十分有利的客观环境。在积极参与上，许多出国团组已经积累了丰富的经验，而且赢得了声誉，令人欣慰。当然，有的团组的表现还不能完全令人满意，应当迎头跟上。
为了积极参与，发挥应有的作用，代表团就要：
一、了解形势。也就是要掌握本业务当前国际上的发展趋势和存在的主要问题。掌握了形势就能心明眼亮，易于介入。如大局在握，会上一听便知众人在争论什么，一接触实际便清楚自己处于何境地，至少也能紧跟会议的进展和避免发表不合时宜的见解。
二、熟悉文件。会议文件，意在提供思考和讨论的基础，有许多可供参阅的论点和材料，应作仔细的研究，并在会上加以评论。只讲自己的立场，不涉及他人的看法，就没有交锋，难以称为会议。如果不是为了进行面对面的讨论，出个文集，各抒己见即可，何必劳命伤财，不远万里来聚首？
三、了解其他代表团。国际会议是个群体活动。各国代表团相互牵制，彼此作用。为运筹决策以适应千变万化的形势，就须清楚了解打交道对象所思所为。为此，一方面须密切注意捕捉会上出现的各种苗头，另一方面还须广泛开展会下接触，以掌握各方动态和摸到对手的脉搏，使自己随时处于主动地位。
四、掌握议事规则。每个国际会议都遵循一定的议事规则。掌握这些规则就能取得自由，得以纵横驰骋，否则像踢足球犯规一样，被罚出了场还懵懵懂懂，决非好球员。议事规则可以用来规范别人，也可用来保护自己，是国际会议代表的看家本领之一。
综上所述就是要认真进行调查研究。情况明才能决心大。如果对形势模模糊糊，对文件一知半解，对其他代表的想法知之甚少，对议事规则心中无数，就难以自信地和积极地去参与会议的讨论，即使参与了，也是昏昏然。情况明后，发言才能有的放矢，言之有物。否则只能谈些原则和介绍些情况，不能有针对性地发表有分量的见解。
自不待言，积极参与要在代表团与会方针和组织领导下进行。每个人在国际会议上的言行都不是个人私事。代表团影响力的大小要靠每个团员的主观努力，更要依赖集体的筹谋。
“将在外，君命有所不受”。为充分发挥代表团的第一线战斗作用，派出机构应赋予充分的临时处置权。在大政方针上，派出机构应当把关，代表团也应充分估计到可能发生的情况，预作准备，但谁也无法事先将一切都设想周全。国际会议风云变幻、短兵相接时难得有三两分钟的考虑时间。有时顷刻之间就应作出反应，连同周围同事商量都不及。若没有临时处置权，事事都须得到他人点头，就必定缚住代表的手脚，无法动弹。
三、代表的权利和义务
关于国际会议代表应享的权利和应尽的义务，许多国际机构和国际会议都有成文或不成文的规定。权利和义务是相对的。如果说权利是为保障代表履行职责，会议给予的方便；义务则是为保证会议顺利进行，代表应当承担的责任。
国际会议代表享有以下权利：
一、发言权。即在审议、讨论问题时发表意见的权利。这是会议代表最基本的权利，没有人能够剥夺这一权利。会议主席可以根据需要限制代表发言的时间和次数，中止报名发言，或在代表发言离题过远时提醒之，但不能拒绝代表的发言要求。当然，代表也不能滥用权利，譬如说在发言中对其他代表进行人身攻击，或者效法美国国会议员，用冗长的发言阻挠会议议事或做出决定。
二、答辩权。国际会议上时有交锋。一个代表在发言中涉及的论点和事实，都可能受到其他代表的反驳或评论。此时，原代表有权进行答辩，澄清所谈，或对原有谈话做新的论述。
三、提出程序问题。关于“程序问题”，本书第六章已予讨论，不再赘述。简言之，“程序问题”是与会代表，针对可能违反会议程序事宜提出的质询。会议主席应对此立即做出裁决。
四、提出程序性动议。“程序性动议”是代表要求中止会议或正进行中的讨论而提出的动议，包括：
1．暂停会议；
2．休会；
3．暂停辩论；
4．结束辩论。
程序性动议一经提出，会议主席应在听取不同意见后，付诸表决。
以上仅是会议代表参与议事时应享的权利。会议代表的其他权利还有：
一、取得会议文件及资料；
二、享受各种会议服务；
三、参加会议安排的各种社交、参观、旅游活动；
四、享受东道国给予会议代表的各种礼遇和优惠；
五、在国际研讨会上提出论文和参与讨论。
国际会议代表应尽的义务很多。这里只谈三个问题：
一、遵守东道国的法律、条规。遵守主权国家的法律和条规是所有外国公民的义务。且不说重大的犯罪活动，如贩毒、走私，在一些看来极为普通的问题上，外国公民也有违反所在国法令、条例的可能。例如，许多国家有外汇管理条例，国际会议的代表就不应借旅居他国之便非法买卖外币。许多国家对出入境的物品也有规定，烟、酒、香水等均有限额，文物、动植物、本国货币等视为违禁品。在涉及这些敏感物品时，会议代表均应好自为之。
二、不干预东道国的内部事务。这似乎是个不成问题的问题，但提醒仍有必要。《维也纳外交关系公约》明确规定，外交人员“负有不干涉该国内政之义务”。有些国际会议在“与会须知”中也作了提示。在许多国家里，有在朝、在野之分。在朝者便是当权政府，也是国际会议的重要接待者。作为客人，对有关国家内部的是是非非发表意见，本身就是不妥的。况且在某些国家里，在朝者和在野者十分对立，有的对立面甚至被宣布为非法组织。同这些非法组织的人士接触，哪怕是被动的和无意的，也是犯忌的。反对派经常借国际会议召开之机，开展活动，对当权政府施加压力，更是增加了间题的复杂性。国际会议代表应对东道国的政治纷争和社会动荡采取严格的超脱立场，以免陷于被动。
三、遵守议事规则。议事规则是国际会议行之有效的行为准则，也是会议）顺利进行的重要保证。对其中不尽完美之处，可以提出保留意见，但在变动生效前，所有与会者均应受其约束，不能废弃之或漠视之。是否遵守议事规则也是衡量一个代表法治观念和文化素质的准绳。
四、尊重东道国的风俗习惯。所谓“入境问禁、入国间俗、入门问讳”就是要人们注意殊方异俗，免得触犯。有的国风民俗，在外人看来，不可理解，但不可评头论足。如有的国家实行一夫多妻制，有的国家禁食某种肉类，外国人都应尊重。个别国家对国际会议女代表也提出特殊要求，例如不得裸露手臂及腿部。如不去该国举行会议则罢，既然已去，就应从命。
遵纪守法，推己及人是我们的传统。中国代表理应比别人做得更好。
四、观察员和咨商者
除正式代表外，国际会议常有观察员参加。可以说，观察员是应邀与会的非正式代表。有些国际机构还以“咨商地位”参加会议。一般，观察员及咨商者可以参加讨论，甚至提出提案，但没有投票权。这些身份特殊的与会者源自：
一、同某国际机构建立了关系但并非该机构成员的国家或国际组织，如中国便以观察员身份出席不结盟国家及七十七国集团的会议。东盟秘书处、太平洋经济合作理事会及南太平洋论坛也以观察员身份出席亚太经合组织（APEC）的部长级会议；
二、虽愿参加某国际机构但因种种原因尚未被接纳为正式成员的国家，如过去未成为联合国正式成员前的朝鲜和韩国及现在的巴勒斯坦均是联合国大会的观察员；
三、被邀请的非本机构成员，如联合国经社理事会便邀请非本会成员的其他联合国会员国参加审议与该国特别有关的事项；
四、某些同本机构有密切业务联系的单位，如联合国机构及其他政府间机构；
五、同会议主题密切相关的非政府组织；
六、同会议主题或某个业务领域直接有关的专家。
各国际机构的议事规则对观察员的权利都有明确的规定。联合国大会上，观察员一般不能参加讨论，而在安理会则常见。一般的国际会议都允许观察员发言，但有的机构或会议也作出限制，例如只能与会旁听，或只许发表书面意见。观察员如喧宾夺主，主席即可根据议事规则促其自制。
如何发挥观察员及咨商者的作用值得研究。他们的广泛参加对于扩大接触，增进了解或就某一共同关心的问题共商对策，协力合作都可起积极作用。但如果邀请的范围过广，选择又不严，就会增加会议的复杂性和服务接待的负担。一般地讲，会议对他们不会提出严格要求。于是，部分人就会把与会看成是一次出差、旅游、办事采购的机会，观察员席位也因而常空空如也。再者，他们的发言常排在会议末了，由于时间所限，往往草草了事。这种“与会”徒具形式，很难讲能做多大贡献。某些非政府组织自由散漫、莫衷一是，更是难以驾驭。
事实上，派出观察员往往是一个国家或机构初步接触某一国际机构或初步涉足某一国际领域的机会。如果观察员与会时能悉心探求，仍能掌握到许多第一手材料，并为以后扩展双方关系探路。人们会以期待和好奇的眼光迎接这～张张新的面孔，而且由于新人同过去的是非恩怨没有纠葛，他的客观立场也会备受尊敬。
五、代表证书
出席正式国际会议的代表身负重任。虽然极少会出现冒名顶替之事，但从法律手续上讲，代表的身份和权限还需由派出国家或机构加以证明。这证明文书便是代表的全权证书（Credentials）。
先讲颁发机构。由何机构颁发证书，视代表的身份而定。原则上应是上级主管机构。例如出席联合国大会和安理会的代表应由国家元首、政府首脑或外交部长颁发。出席其他联合国机构会议的代表的证书可由常驻代表颁发。其他代表的证书则由派出机构的主管领导人颁发。
需颁发全权证书者主要指官方代表。非正式会议的要求没有那么严格。在会前交换信函中，即已经明确谁是与会代表。只要临场登记时，事先所报和实到人员的姓名、国籍、职务等一致，代表身份即被确认。
关于提交全权证书的期限，各国际机构也有规定。例如，联合国大会规定应尽可能于开会前一周送交秘书长。安理会代表和其他特邀代表应在会前24小时提交。但实际执行中也有机动。一般不发生与会代表因证书递交得晚而遭拒绝的事。早通知代表及代表团名单，有利于会议的准备。在会议开幕的当天，秘书处即印发“临时与会者”名单。名单上常出现空缺，即因有关国家名单未及时报来。有的国际机构还规定，在代表团递交有关政府正式全权证书前，写给该机构行政首脑的信件也可视作证书。
代表证书须经会议的证书委员会查验。委员会通常由会议主席、副主席组成。证书委员会的主要任务是验证代表证书是否：
一、符合有关章程及条例的规定；
二、由适当的机构以适当的形式颁发。
各代表证书经审查后，由证书委员会提出报告，交大会认可。
证书委员会会上可能发生分歧，某些委员可能对某些代表的合法性提出疑问。在联合国恢复中国代表权之前，某些对华友好国家即曾就台湾代表的合法性提出异议。在一段时期里，越南等国反对“民柬”代表柬埔寨出席国际会议，而支持“民柬”的国家则予支持。这些分歧在证书委员会的报告中均会有反映。根据国际惯例，在代表证书尚未审查完毕，或有争论而未经会议作出决定前，有关代表可暂时参加会议，享有与其他代表相同的权利。
六、代表团的会外活动
国际会议的主要活动在会场，但不仅限于会场。从某种意义上来说，会外活动的重要性不亚于会上活动。有经验的代表团都会充分利用会外活动来推进自己的目标。
国际会议的会外活动可有三种形式：
一、会议组织者安排的活动。为了配合会议的进行和增进彼此的了解，会议组织者往往安排一些全体与会者都可参加的会外活动。这种活动又可分两类。一类是同会议主题直接有关的业务性活动；另一类是纯粹的社交活动。例如，铁路会议就可能组织代表参观火车站、机车制造厂，访问铁路研究所，甚至乘火车作一次实地考察。又如残疾人会议的代表便可能同当地残疾人机构座谈，参观康复中心，观看残疾人的文体表演等。至于社交活动，很可能是东道国、国际机构或会议领导人举行大型的招待会或小型宴会。社交活动还应包括对自然景观、历史遗迹、民族风情、文化娱乐的参观、游览和观赏。例如在雅加达开会，东道国就可能安排代表赴茂物、万隆等地参观游览。这些活动可以使代表开阔眼界，了解社会，调节劳逸，一般都会踊跃参加。
二、各代表团主持的社交活动。这主要是指代表团举行的各种招待会和宴会。这些活动的规模大小取决于代表团的意向和财力。一般大型招待会都是为了扩大影响和广交朋友。小型宴会则可能带有工作性质（工作午餐、工作晚餐），旨在推行主张、争取支持或协调立场。这些活动也可能由国家集团或若干个国家联合举行。
三、个人接触。这是一种没有组织形式，也不受时间、地点限制，最为普遍的会外活动。在会场、休息走廊、咖啡厅、招待会上和参观、游览的过程中均可进行。
个人接触的最大优越性在于它是非正式活动，相互间可以无拘束地交换意见。会议上众目睽睽，言谈都记录在案，许多考虑不能贸然在会议上表露。特别是一些无把握的看法和需要取得谅解和支持的行动，都须在会下先行酝酿、试探，成熟后再拿到会上见面。例如，拟竞选一个职务就须争取支持票；想提出一个决议就要寻找共同提案国；欲采取一个重大行动就应了解有关代表团能否配合行动。这些大都是在悄悄的会外活动中进行的。
个人接触也是交换信息的最佳方式。在饭余茶后，谈古说今中，有心人总是可以了解到许多有价值的情况，包括不便公开的材料。也可借此核对尚待澄清的事实，预先获知事态发展的信息，琢磨对方尚不明朗的意向等。
个人接触的成果大小，一般取决于问题的性质和主客观条件，个人的活动能力也往往起到至关重要的作用。应当承认个性差异，有人爱动，有人爱静；有人善于交际，有人不擅长此道；有人外露，有人内向。根本问题还是参与意识是否强烈。如果有高度的责任感，重视国际会议提供的难得机遇，就会克服困难和创造条件，去积极主动地开展工作。
七、代表团的会前准备
为了保证顺利与会，代表团出国前的准备工作必须充分。
一、组团工作。关于代表团的构成，本章一开始就已阐述，那是从代表团整体的角度提出问题的。这里还须进一步讨论对个别团员的选择问题。选择的优劣决定代表团的组织质量和嗣后工作的逆顺，不可小视。那么组团时应坚持什么样的选择标准呢？
1．政治标准。这似乎是老生常谈，但却十分重要。不提这个标准便是釜底抽薪，代表团没有共同的目标，也没有团结合作的基础。世界上不论什么国家，也不论实行何种制度，莫不以政治标准置于首位。一个国家代表团决不允许包括不忠于自己国家，不维护本国利益，不受本国法律约束的成员。在号称最民主的西方国家里，大公司尚不能容纳一个公开自己身份的共产党员，把他视作奸宄，组成国际会议代表团又怎能包括异己分子？许多国家都有出国政审制度，尽管不同的历史时期有不同的标准，但保证出国代表团的政治可靠性却是相同的。派出单位应把这个责任确实担当起来。
2．业务标准。这就是说每个代表团成员都应有一定的业务水平。代表团的领导人理应有较强的组织领导能力，主要团员应熟悉国际会议主题内容，顾问、专家应是行家里手，其他成员也各应具备相应的业务能力。代表团是个战斗集体，要在短期内完成指定的任务。如果它不是由懂行、敬业的人士为核心组成，而是主要由一些不谙业务，志在出国旅游的人士组成，怎能期待它有强烈的参与意识和能不辱使命？
3．外语标准。对此似不应作硬性规定，但在同等条件下优先派遣通晓外语的干部参加国际会议代表团应无可非议。国际会议有同声传译，提供了极大的方便。然而，不同语言间毕竟是隔了一层。如果翻译水平不高，理解还要打折扣。在某种情况下，不懂外语甚至无法参与工作。个别代表团一行数人，无一懂外语，到了国外才发现会议不提供翻译，于是到处央求借翻译，也未必能如愿。有的代表团浩浩荡荡数十人，只有一二名团员懂外语，工作及生活都大告不便。直接用外语，不仅大量节约时间，有时还更能达意。某些悄悄话，只要有第三者，包括翻译在场，当事人就缄口。
4．健康标准。出国有统一健康要求，不在话下。值得一提的是，如有病兆，不要勉强成行。到了国外，如果卧病，对己不利，又拖累别人。前去卫生和物质条件差的国家还要注意预作防范，包括打预防针和带药。一个庞大代表团的绝大部分团员因“水土不服”，在会议期间相继染病的情况，不无发生。
二、办妥有关手续。根据我国习惯，组建国际会议代表团的单位都应向上级审批机关提出组团报告，内容包括出国任务、方针、组成、费用及重大问题的对策等。待报告批准后再进行其他准备工作。
1．护照。护照是国家颁发给出国人员的身份证件。出席国际会议的代表团成员，按照不同的身份和职级，领取外交、公务和普通三个等级的护照。
护照持有人凭照办理所去国家及中途停经国家的签证和购买机票。出入国境时，有关国家都要检验护照。在国外，护照是“护身符”，是持照人安全的保障，也是享受礼遇和办理各种手续的凭证。护照有商业价值，要严防被窃，也要严防遗失，否则所在国可以将你作为嫌疑犯扣押起来。如发生遗失护照之类事情应立即向团领导及使领馆报告，不可有侥幸心理。有的代表团统一保存护照，有利有弊。
接受出国任务后，前已领取护照者应检查护照是否已过期，或行将在签证办理期间到期。（有的国家不接受即将到期护照的签证申请）如有效期已过，应立即申请延长，或更换新照。
2．签证。签证是外国政府允许护照持有人前往或途经该国的证明。签证可向有关国家使领馆提出申请。如该国在华不设使领馆，应在境外适当地点申请。有些国家订有相互免除签证的协议。在中国，前往免签国家仍要取得出境证明。外国使领馆接到申请后都有审核甚至向国内请示的过程，所需时间一般因各个国家的规定而异。一般地讲，对中国或中国公民有所顾虑的国家需时较长。例如某些西方国家即把中国看成是有移民倾向的国家。临行前才拿到签证，或因签证耽误而与会迟到或不能成行的情况并不罕见。为此，应事先了解签证大致需要多少天，以便及早提出申请。
签证也分等级，应同持照人的护照等级一致。国际会议与会人员的签证一般均是一次性的，有效期同国际会议的会期大体一致，稍有富余。
申请签证应出示国际会议的邀请信，某些国家甚至要求出示往返机票。
途经第三国前去会议所在国参加国际会议，应办理经停国家的过境签证。如不出机场则可免予办理。
前往互不承认的国家或地区参加国际会议，如何取得签证，以何方式取得，应商有关部门，作为特例处理。
3．机票。预订机（船、车）票是行前必须及时办妥的手续。如由会议组织者提供机票，或由国内有关部门确定旅行方式，与会者便无选择余地。如自己购票。那么选择哪家航空公司、哪条线路、哪个航班，便大有学问。一般人们都会挑选最为经济、便捷及服务周到的交通路线和工具。前往路途遥远或交通不便的国家往往需要中途停留转机。如到达和离去的航班间歇时间长，就须在机场作长时间的逗留，甚至过夜。在此情况下，如条件许可，可在经停城市稍事休息，调整时差。转机中，时有随身托运行李迟到及丢失现象。有时待行李找到，送归原主时，会议已经结束。一因此，托运时应将转机地点及换乘的航班明确交待，以防有误。有的国际会议为与会者准备了印有明显会议标志的行李标签，应予利用，以便在众多旅客行李中容易识别。
三、业务准备。代表团组成后，应及早通知团员预作准备。某些代表团出发前集中进行政治、业务、会务、事务方面的培训。如果团员中生手较多，集训更有必要。就多数情况而言，代表团至少应开几次预备会议。首次会议往往是动员会，相互见面，领导人作指示。嗣后的会议多属汇报、检查和讨论性质。突出的问题还应召开专题或专家会议。首次会议的内容包括：
1．宣布任务和方针政策；
2．介绍会议情况；
3．宣布代表团的组成情况；
4．宣布会前业务准备工作的分工；
5．介绍出国前的事务性安排。
会前业务准备工作中，发言稿的准备占有突出地位。这不仅因为它费时费力，还由于它的政策性强，是各国立场观点和方针策略的集中反映。仔细阅读各国团长的发言，会议的梗概和症结便可大致了解。
一种发言稿是团长在一般性辩论时的讲稿，即在大会上就会议主题作概括性的政策性讲演。这种发言槁通常由主要组团部门拟写。另一种是各个议题的发言稿，往往涉及相关的专业，通常由代表团的有关业务部门分头去写。为便于阅审，送呈发言稿时还应附有情况介绍和分析。
分工确定后应规定交初稿的期限，以便汇总送阅。总有少数单位因种种原因不能及时文稿，有时稿子交来又须退回改写。因此，若不及时督促，并在时间上留有余地，审阅工作便十分被动。
发言稿定稿后还须译成外文。有些国际会议还规定须事先将发言稿的摘要寄去，或各代表团应自带足够份数的拷贝。对这一切都要留出准备的时间。
如果拟在会上提出提案或采取其他重大行动，应及时请示决定，并同有关部门商妥执行方案。有关文件及说词也要准备好。
会议期间可能进行重要会见和会谈。应准备好有关问题的背景材料及谈话要点。
业务准备还应包括对于会议历史、背景、组织状况、议事规则、同中国的关系、东道国及有关国际机构情况等基本情况的了解。通常这些都可由有关单位或人员整理出书面材料供团员参阅或作口头介绍。对本次会议的主题、议程、可能的与会者、重要的安排及活动，出发前应尽可能了解清楚。此类材料会议秘书处一般均可提供。对于会议中可能出现的分歧和争论、重要代表团的可能举措，尤要细加研究，提出对策。
八、代表团和驻外机构的关系
带领一支数十人或更庞大的队伍，在陌生、复杂的国外环境中独立工作，殊非易事。除了做好国内的准备工作和依靠全体团员齐心协力工作外，为了工作的顺利开展，还要多依靠驻外代表机构的指导和协助。这里讲的驻外代表机构主要指中央派驻外国的使（领）馆和常驻国际机构的代表团
（处）。从某种意义上讲，也包括其他部门和单位派出的代表机构。代表团应当同它们保持密切联系，因为：
一、驻外代表机构是国家的派出单位，对外代表国家或本部门，对内负有指导和协助代表团的责任；
二、驻外代表机构最了解驻在国的情况，能提供最可靠的第一手材料；
三、驻外代表机构同当地政府、社团、企事业经常联系，是代表团同它们发生联系的重要中介；
四、驻外代表机构是发生突变事件时，代表团得到保护的主要保障；
五、驻外代表机构是代表团在会议期间向国内有关部门作重要请示报告的最安全和最迅速的渠道。
考虑到驻外代表机构的特殊作用，国内组团时往往注意吸收代表机构有关领导参团，出任副代表、顾问等。有时也指定代表机构的负责人率团。
代表团同驻外机构的关系经历了几个变化阶段：
1．我国恢复联合国席位前的阶段。从中华人民共和国成立到恢复我席位的20余年间，我国人员出席国际会议的机会不多。那时，出国代表团一般都是在使领馆的全面关照下工作，连食、宿、交通也多由使领馆提供，关系至为密切；
2．改革开放前的阶段。联合国恢复我席位后，多边外交有了很大发展。我开始向国际机构派驻常驻四处。由它们把派驻地（纽约、日内瓦、维也纳、曼谷等）的多边活动统一抓起来。此阶段内，代表团和代表机构的关系未有大的变化；
3．改革开放以来的阶段。改革开放以来，赴国外出席国际会议的团（组）猛增，业务范围扩及几乎所有的部门。随着形势的发展，各派出机构的自主权增大，出国的物质基础改善，涉外经验也迅速积累。过去驻外代表机构的“保姆”作用已不能适应需要，说实在的，也没有能力照顾到数量浩大的出国团组。于是，大部分代表团同驻外代表机构的关系逐步松懈。
过去，每个代表团到了国外都要到驻外代表机构“汇报工作”。虽然，许多情况下，只是一种礼貌或者形式，但驻外代表机构基本上还能掌握代表团的动向。如今，除了一些重要的或大型代表团外，相当大的一部分代表团来无影去无踪，代表机构甚至无法准确统计每年究竟来了多少团组，国内有事通知出访团组也无处寻觅。有时甚至到了国际会议会场方知中国已派团与会。
作者无意提倡回到已不合时宜的旧做法，只想建议出席国际会议的代表团注意保持同代表机构的联系。不要嫌麻烦，更不需担心代表机构的“干预”。如果仅要求代表团抵达时打个电话说声“哈啰”，回国时道声“拜拜”，有紧要问题及时联系，恐不过分。
代表机构应尽量做好接待和服务，消除‘“衙门难进，脸色难看”的印象。处于国际交通枢纽的代表机构，每年接待的出访团组逾千。招待不周和照顾不全之处，也请出国团组多予谅解。
在结束本章讨论前，还须提及代表团的敬业精神。初次出席国际会议的代表团和代表都较谨慎。久而久之，参加国际会议多了，便产生一些“会议油子”。这些人士见多识广、经验丰富、办事老练，是多边外交队伍的中坚。但有人也可能逐渐失去对新鲜事物的敏感，特别容易对国际会议的例会采取无所谓的态度，很少数人甚至患了疲劳症，开会时打吨或缺席，而对购物、旅游、会见亲友兴趣盎然。
并非所有的国际会议都一样重要和有内容。但既然身为代表，对会议就应采取兢兢业业的态度。实际上，即使是同类的会议，由于形势、议题、与会人员、开会地点等的变化，若能洞幽烛微，每次会议定能有所发现和感受。古人曰：“温故而知新”。在这云谲波诡、气象万千的现代世界里，恐难称哪次国际会议无甚可取。勤于和善于捕捉新事物者，与会意识常青。
九、会议简报
为使派出机构能及时了解国际会议的进行情况，许多代表团编印会议简报。简报是内部文件，主要供不与会的国内外领导参阅。
简报应如实汇报国际会议内外的重大情况和各方的反映，包括对一些棘手问题的处理和下一步的重大行动、简报应抓住实质性内容，不宜陷于报流水账。文字应简短扼要，突出重点，避免套话，不写花絮。简报一般均编有序号，并注意前后内容的衔接和一致。它还重在一个“快”字，重大情况应连夜赶写。代表团在国外与会时，如外国新闻媒介已报道会上某种重大发展，而代表团的简报未到，就会令人焦虑。重大问题应一事一报，程序性问题和社交活动等可综合汇编。
写简报应有专人负责。写报者必须熟悉内外情况。为此，应尽可能参加有关的会议、会见、宴请等，而不能凭汇报及介绍撰写。为取得第一手材料，写作者有时还必须专访有关人员。有了感性知识，作品才能写得有血有肉。
简报以代表团署名，或代表团和驻外机构联名。送出前，应经有关领导审核。
简报是代表团工作的重要记录，除供领导参阅外，还可在有关部门间起情况交流作用。它也是留档文件，对后来人有重要参考价值。简报写好了，代表团工作总结便有了基础。