一、会议及其要素
“会议”一词，对我们中国人来说并不陌生。有一度会议曾多如牛毛，成为一种扰民的活动。如今，打开电视机或收音机时，成立大会、庆功会、电话会议、工作会议、座谈会、报告会……仍不绝于耳。会议并没有什么不好，它是宣传教育、发扬民主、互相沟通的有效手段，问题是要把会议开得精、开得好。
什么是会议？有人将会议概括为“聚众议事”。这是通俗的说法。如做深入剖析，就不难发现“会议”应包含以下要素：
一、它是一个群体的集会，至少三人，两人的聚会称为“对话”；
二、它必须有主持人，没有人主持的聚会，群龙无首，各行其是，断不能成事；
三、它有一定的议事规则，即遵循一定的规矩，有开始，有结束，发言要有先后，少数要服从多数等，否则便是乌合之众；
四、它有明确的议题，也就是明确的议论中心，反映共同关心的问题，而不是无主题的漫谈；
五、它有一定的目的，或是为了交换意见，或是为了解决问题，或是为了表达某种意志，而不是无意识的活动；
六、它有一定的结果，不论是达成一致，是停止讨论，还是推迟决定，都应有所终；
七、它是一种临时性的行为，世界上没有不散的筵席，也不存在永无止境的会议。
因此，会议是一些人有组织、有领导地为了某种目的而进行讨论和商议的集会，它有别于三言两语的交换意见，有别于天南海北的漫谈，有别于街头巷尾的议论，更有别于消极的聚众闹事。
二、国际会议和国内会议
什么是国际会议？是不是在国外召开的会议便是国际会议？是不是本国人讨论外国问题的会议便是国际会议？回答均是：“否”。一位美国作者曾指出：“不管怎么说，联合国是各个国家聚集的场所，而不是各国居民聚集的地方。”他讲的是世界上最大的国际组织——联合国，但同样的分析也适用于国际会议。我们都知道，国际法的主体是国家，因为国际法的制定者和管辖对象是国家而非个人。同样，国际会议的主要成员，在国际会议上相互识别的主要标志和互相周旋的主要对象，也是国家。换言之，每个与会者都具有某个国家的象征。不论你是否是国家正式派遣的代表，还是以个人身份与会，人们都会把你列在你所属国家名下，把你看成是这个国家的一部分。这里，我们就找到了国际会议和国内会议的分野：国际会议是不同国籍者的会议，国内会议是同一国籍者的会议，而不论该会议的所在地是国内还是国外，也不论它讨论的问题是本国的还是外国的。根据这一准则，一批中国人在国外讨论国际问题并非国际会议，而一批不同国籍的人在中国讨论中国问题则可能是国际会议。
三、会议和会谈、会晤、会见
不同国籍的人在一起讨论共同关心的问题是否都称国际会议？回答是：不尽然。除了会议之外，我们还可以不时地从书报或其他新闻传媒上读到或听到外交人士“会谈”、“会晤”、“会见”、“磋商”等类的消息。它们之间又有何区别？应当承认，这些名词有许多相互交叉之处，难以一言而蔽之。但我们至少可以将“会议”分离出来。一般地讲，“会议”较“会谈”、“会晤”等计划上更精细、议程上更紧凑、内容上更复杂、规模上更庞大。一次大型的、正式的和高层的国际会议，往往包括许多“会谈”、“会晤”等。
因此，国际会议是各国派遣的代表或来自不同国家的人士的聚会。与会者就共同关心的问题进行讨论和交流，以找到彼此均能接受的解决办法或共识。它应当经过事先安排，讨论的内容应当预先得到确认和限定，并按照共同接受的议事规则行事。国际会议最根本的原则是国与国之间的平等。正式的与会代表均享有同等的代表权和投票权。会议的时间、地点、议程、工作语言等应由与会者共同磋商决定。
四、双边会议和多边会议
所有的会议、会谈、会晤等都可能是双边的或是多边的。所谓“双边”是指与会者仅来自两个国家；所谓“多边’则是指与会者来自三个及三个以上国家。1993年7月，澳大利亚前总理霍克曾在北京的一次国际学术研讨会上阐述了他对双边和多边活动的见解。他说，双边的交流活动就是用符合对方利益的理由去做说服工作；所谓多边的活动则是利用各种国际与集团间的会议，阐述自己的观点。霍克把多边活动和国际会议紧紧地联系在一起是有道理的。在某些专家学者看来，国际会议既包括双边也包括多边的聚会；而另一些专家则是从国际会议中排除双边活动，例如美国国务院的官员即不称双边会谈为正式会议。
早在20世纪初期，英国外交官莫里斯·汉基爵士在《会议外交》一书中即指出：“一天会议所能完成的工作比通过传统外交，用通信来往方式几周内解决的问题还多。”随着国际交往的增加和国际会议的密切，涉及多国利益的问题已难以用双边的形式去求得解决，因而国际会议的作用也越来越受到人们的重视。国际会议已成为多边外交的主要形式。
五、国际会议的分类
关于国际会议的分类，也是众说纷纭，其原因主要是分析者角度各异。如果按地理范围分，可有世界性会议、区域或地区会议、次区域会议。介乎这些类别之间还可有跨洲、跨区会议。如果按会议的层次分，就有国家元首会议、政府首脑会议、部长级会议、高级官员会议等。如按会议周期分，便有特别会议、例行会议和定期会议。如按参加国的多寡，则可分双边会议和多边会议。如按与会者有否官方身份来判定，又可分政府间会议和民间会议。也有人将例行会议排除在正式会议之外。这样，国际机构的年会、届会等，都应视作非正式会议。究竟国际会议如何分类为好，可以留待专家学者们去研究和争论。对于多数与会者来说，认识到国际会议分类繁多就足够了。
在汉语里，“会议”一词的含意是较笼统的，涵盖面较广。不同种类的会议必须另加专有名词加以区别，如代表会议、委员会、理事会、小组会等。但在外语里，不同的会议却有不同的用词。以英语为例：
Meeting—一会议，最一般的用词，规模可大可小，层次可高可低，可以是正式或非正式的聚会，如特别会议、联席会议、首脑会议、紧急会议；
Conference——大会，较正式用词，使用范围甚广，多数国际会议用此词，如万隆会议、雅尔塔会议、美洲国家会议；
Congress——代表大会，由正式代表出席的会议，一般规模较大，如国际地球物理学家代表大会、共产党和工人党代表大会；
Committee——委员会，建立以审议或处理特别的问题，如专家委员会、常设委员会、指导委员会、组织委员会；
Council——理事会，有任期的咨询或立法组织，如联合国安理会、经社理事会；
Symposium——研讨会，主要指专题性的学术会议；
Seminar——讲习会，讲授性质的学习班等；
Round－table——圆桌会议，不分席次以示平等协商的会议；
Panel——专题小组讨论会，带有评议和答询性质；
Forum——一论坛，讨论大众关心问题的集会。
六、国际会议的起源
国际会议的雏形很早即出现了。在中国，早在东周列国时代即有诸侯之间的集会。公元前651年，齐桓公曾同宋、鲁、卫、吴等国诸侯会盟于葵丘。及至公元前546年，多年争霸的晋楚两国，在宋都商丘召开了评兵大会。这是一次和会，与会者有14国之多。在西方，公元前8世纪出现的《荷马》史诗亦记载了希腊各邦之间举行会议讨论战争或媾和问题。应该说，国际会议始于中国和希腊。
据史学家意见，具有现代意义的国际会议当推1648年的威斯特伐利亚会议。会议签订了和约，结束了欧洲国家间的3O余年宗教战争。这个会议先由战争双方，即天主教公国和新教公国代表，分别举行平行的会议，然后构成一个大会，历经4年的讨论达成协议。它开创了通过国际会议解决争端的先例。中世纪时罗马教皇也曾召开万国宗教会议，参加者不仅有僧侣代表，还有世俗国君的代表，但讨论的是宗教世俗问题，具有浓厚的宗教特色。
具有历史意义的政治性国际会议应是1814年的维也纳会议。拿破仑战争结束之后，相互敌对多年的6个欧洲君主举行了会议，重新调整欧洲各国的疆界，达成了新的“力量平衡”，使欧洲强国的均势得以持续3O余年。19世纪，国际会议日趋频繁，成为国际生活的重要组成部分，被称为“国际会议的世纪”。
七、国际会议的历史变化
随着工业革命的发生，世界资本主义进入了一个全盛的发展时期。一方面，国际贸易和交往日趋频繁；另一方面，国际间的争端和战争也与日俱增。于是，国际会议成为有关国家协调关系、解决矛盾的重要手段。有的国际会议衍生出国际组织。
迄今，典型意义的国际会议已有10O余年的历史。在这1OO余年里，国际会议在内容上和形式上都经历了巨大的变化，反映了时代的前进步伐。这些变化主要有：
一、国际交涉由双边为主转向以多边为主。正如《美国百科全书》所述：“19世纪期间，出现了诸如国际外交、会议外交、多边外交之说，表明：通常以国际会议或国际组织的形式出现的谈判，是同时和一些而不是一个国家进行的。国际外交侧重于在许多国家之间，而不仅是在两个国家之间寻找共同利益。”
二、国际会议的主题由政治问题为主演化为政治、经济、社会问题并重。第二次世界大战前，国际会议要解决的问题主要是领土纠纷、战争与和平。第二次世界大战后，交通、卫生、劳工、农业、金融、商贸等问题，日益成为国际关注的焦点。当今，经济合作、环境、难民、艾滋病、贫困、城市等问题又跃居前列，是国际会议议程上经常列入的议题。
三、国际会议的参加者不再为职业外交官所垄断。各个领域的业务专家越来越多地成为国际会议的主角或参与能手。这是由于国际会议主题渐多，而讨论又更加专业化，需要众多有专门知识的专家参加。
发生这些变化显然同经济和技术的飞速发展有关。工业革命后，世界市场逐步形成，国与国之间的商贸越来越频繁，尤其是跨国公司的出现，使国际经济关系更加复杂。相互交叉，彼此渗透，经济全球化的趋势日益明显。现代化的交通通讯手段也使国际间的交往更为便捷，关系更加紧密。一个大国发生的重大变化，不管是政治的、经济的还是社会的，其影响都难以控制在本国范围之内。许多重大国际问题，如裁军、环境、人口、毒品，也不是一个国家或几个国家所能单独解决的。加上高新技术的发展，社会科学同自然科学间的界线被逐渐打破。许多重大课题的深入讨论已不是一般职业外交家所能胜任。
国际会议所经历的变化说明，国际会议不具备一个一成不变的模式，而是随着时代的发展，在内容、形式、主角上不断更新。
八、会议外交
由于国际会议已不再是政治官员的专利，许多从事其他职业和拥有非官方身份的人士也积极介入多边外交活动，于是有了军事外交、经济外交、科技外交、环境外交、民间外交，甚至夫人外交。在国际交流中，有突出贡献的艺术家、表演家等也被称为“文化大使”。不过，会议外交却不以职业或身份为划分的依据，而是贯穿于政治、军事、经济、文教、社会诸领域。它是传统外交的继承和发展，是以国际会议为主要形式和依托而展开的外交活动。
会议外交有两层含义：
一、多边外交的别称。国际会议并不排斥双边会晤、会谈，但多边活动常占主导地位。会议外交摆脱了两个国家之间相互交往和周旋的局限性，在更大舞台上进行国际交流、讨论、磋商和决断，追求以多国的相互作用和协议来解决国际上的共同问题。西方七国首脑开会旨在解决主要发达国家间的经济问题；召开欧洲安全和合作会议是为了讨论欧洲的安全问题；海湾阿拉伯国家聚首以协调海湾国家的行动；东盟首脑会议致力于东南亚国家之间的合作。会议外交是今日国际生活中必、不可少的组成部分。
二、集团外交的等同语。在国际会议中，每个国家总是从其本身的利益出发行事，但往往不再是单兵作战，而是根据共同的利害关系组成有形或无形的群体彼此周旋。有共同利益的大国为了更好地进行争夺而组成对立的集团。第二次世界大战前的协约国和轴心国便是明显的例证。第二次世界大战后，分别以美、苏为首的两个军事集团也曾显赫一时，一度左右世界。现在则是北美、西欧、东亚三足鼎立。遍及全球的无数个次区域集团的出现，进一步反映区域化和集团化趋势的发展。大小国家正在进行新的组合，新一轮的联合和斗争之势不可逆转。特别是中小国家，为了在激烈的大国竞争中求生存和求发展，也不得不联手合作。国际会议正是各种集团进行集体讨价还价的论坛和交易所。
今后的世界，不论是以合为主，还是以分为主，寻找共同语言、协调相互关系仍是发展的大趋势。人类的交往越频繁、越深入，这种需求也越突出。会议外交，作为现代国际交往的独特手段，将越来越显示它的重要性，发挥它不可替代的作用。