一、邀请信
国际会议的主人，是会议的发起者、主办者和组织者。与会者是客人，不能不请自到，必须有主人的邀请。少数人可以“闯会”，毕竟不是正规的做法，有损于自己的尊严。出于礼貌的口头邀请也不能算数，郑重其事的邀请必须有文字依据。
邀请的形式主要有：
一、请政府、机构、单位指派代表。即会议组织者将邀请信径寄政府等负责人，函中限定与会名额，并提出与会要求，由被邀单位自行决定人选后报去。有时，邀请方也保留对人选审核的权利。
二、邀请个人。即将邀请书直接寄发个人，请其与会。国际会议组织者常借此选择最佳的与会者，有时也是为了绕过有关当局的插手和监督。
三、广泛的邀请。即用登广告或发印刷品的形式，公开邀请有志趣者报名与会。此形式多用于非正式和面向公众的国际会议。
邀请信的意义就在：
一、承认与会资格。受邀的凭证就是会议邀请信。接到邀请，说明会议主人承认你的与会资格，欢迎你前往与会。通常邀请都有一定范围，列入不列入邀请名单须经斟酌。特别是一些重要的会议，邀请名单掌握更严。能被邀请参加某一重要会议，也是一种荣誉。许多人重视甚至计较这一荣誉。因此，不论你最后是否决定与会，也不管你对会议持何立场，对邀请信都要持郑重态度。这是对主人的尊重。如果你发出的邀请信被束之高阁或丢进字纸篓，你也会感到不快。
二、取得签证的凭证。如果你被邀请出席在国外举行的国际会议，尤其要注意保存好邀请信。邀请函电是你前往有关使领馆取得签证的凭证。使领馆官员要检验你的函电，有时候还要等候本国邀请单位的核实，或核对邀请单位事先发的名单，然后才能发给入境签证。
三、取得会议信息的来源。每封邀请信都会简要载明会议的邀请人、会议的宗旨、名称、主题以及开会的时间、地点等。这是你进行与会准备的重要备忘录。
二、会议通知
邀请信是正式的请柬。许多国际会议在发出邀请信前，先发一个会议通知。预备通知书是一种非正式的邀请，带有探询和宣传性质，发给潜在的与会者。通知书对会议有比较详细的介绍，而且附有回执，要求接获通知者给予回复。为此，它还规定了报名的截止日期和联系的途径。会议的组织者往往在接到与会者的回应后，再发出正式请柬。（随邀请信发出的报名表，请参阅附录一、2）
分两步走的做法可以提高正式请柬的严肃性和准确性。尤其是一些高层次的会议，请柬都是由要人、名人署名发出的。事先了解哪些人准备与会，然后向他们发出请柬，就能保证张张请柬部是会收到效果的，避免请柬发得过滥或过窄。
一些国际会议，尤其是小型国际会议，为了简化手续和节省经费，也有把以上两步合并一步走的。
三、对邀请的答复
不论是邀请信还是会议通知书，接获者都应根据要求作出反应，这是国际礼貌。
许多中国人没有对请柬给予回应的习惯。“不置可否”会给会议组织者带来极大不便。设身处地，如果你发出的邀请，大多沓无音讯，开会的前夕还不知道来多少人，来什么人，你就会感到心中无数，盲无所措。
许多邀请信或通知书都会要求你明确作出“参加”、“不参加”、“派代表参加”的选择。如设计回执时，只要求填写姓名、职务等，而没有要求对方表示是否与会，是很大的缺陷。有时人们有一种模糊的概念，以为寄回回执就等于表示与会，不寄就等于告诉对方不准备与会。这是一种误解。许多人虽不到会仍寄回回执，并说明不能应邀原因，以示礼貌。
一般的回执应包括以下内容：
一、姓名；
二、性别；
三、年龄；
四、国籍；
五、职务；
六、护照类别、号码和有效期；
七、申请签证的地点；
八、住址及电传、电话号码；
九、赴会的交通工具（日期、航次）；
十、住房要求（等级、单双间、起止日期等）。
有的国际会议还要求填写需否旅游安排，是否携带伴侣及子女，是否需为他们安排活动，以及你自己的饮食习惯和爱好等。有的会议还要求表明缴费的支付办法（现金、支票、旅行支票等），和信用卡的细节。
如果你参加的是学术研讨会，对方就会要求你填写论文题目，表明是否在会上宣读，并要求附送内容摘要。（论文征集书，请参阅附录一、8）
四、对与会情况的追踪
邀请信或通知书发出后，会议的组织者要十分注意反馈。这是获得关于与会情况的最直接和最可靠信息来源。应指定专人收集、分析反馈的情况，同时向会议领导人作汇报并将有关情况分别通知秘书处有关部门。除可从性别、年龄、国籍、职务等栏目分析出与会者的一般情况外，特别要注意以下方面：
一、关键人物是否能出席。什么是会议的关键人物因会而异。一般地讲是指可能担任会议主席团的人士和特邀的讲演者、公开讨论小组的成员、讨论评论员等。这些人士是否到会很大程度上决定会议的层次、知名度和质量。一次学术研讨会如有数名权威到会，会议的声望和影响就不同一般。一次政府间会议，如所在国的主要领导人能够莅临，会议就会蓬荜增辉。有的国家，出席会议的领导人须达到一定的高层次，国家新闻媒介才予报道。当然，通过私人渠道，也能获得要人是否与会的信息，甚至起催请作用。但对邀请信的书面答复才是正式确认。
二、需要签证的情况。某些国家订有双边协定，国民往返不需签证。多数国家之间需办理签证手续。某些国家还把另一些国家列为敏感国家，对这些敏感国家的公民入境，规定了更为严格的签证要求。为此，前往他国参加国际会议，常需申请对方签证，有时还颇费周折。为免去因临时查询或请示而耽误时间，会议东道国驻外使领馆，最好能事先获得被邀人员名单，同时应要求与会者明确申请的地点。譬如，与会者是美国人，但近一段时期里在欧洲讲学，准备在柏林申请赴华签证，那么中国通知其驻柏林使馆即可而不必发电至全世界的其他中国驻外使馆。
申请国际会议签证，经常遇到的难题是：申请人所在国不一定有会议举办国的使领馆或签证代理机构。一种情况是，两国间没有外交关系或外交关系暂时中止。另一种情况是，两国虽有外交关系，但不一定在该国设有使馆，其使节是由派驻邻国的大使兼任的。这两种情况下，申请人就必须前往第三国办理，并往往要求举办国迅速发给签证，以节约时间和费用。如事先不知申请的准确地点，就很难办到。
有些国家可办理“落地签证”，即因特殊或紧急情况，外国人可以在飞抵举办国下飞机后在机场办理签证。过去，我国不接受办理“落地签证”。现北京市公安机关在首都机场设立签证处，接受办理，但适用范围有限制。
因对方不及时或有意拖延发给签证而耽误参加国际会议的事情时有发生。因此，申请签证务必抓紧，以免届时不能成行。
三、与会者抵达的时间。许多国际会议都有在机场、车站、码头接送与会者的礼遇。大型的国际会议甚至在与会者抵达的高峰时期在机场等处设有专门的接待处，昼夜值班。即使设有接待处，因标识不明、与会者场地生疏、值班人员一时走离等原因，造成下机后无人接应，客人自己找车进城的情况也不少见。因此，接待人员必须准确掌握客人到达的日期与航班，以便迎候。与会者抵达的有关信息应由负责接收反馈信息的人员及时提供。应向与会者强调，如抵达时间及航班有变，应及时通知秘书处，否则恕不保证接机。
有的国际会议因经费和人员不足，规定不在机场等处接客，而由与会者径去指定地点报到。如此，会议组织者最好能提供市内交通的有关情况，如公交车辆路线，下车地点，以及乘用出租汽车的须知事项。
尽管事先通知和提醒，甚至规定反馈信息截止日期，经验证明：某些国家，特别是经济滞后的发展中国家，很晚才能决定本国代表团的组成。有时不到最后时刻也得不到非政府组织及记者的精确数字。因此，除应积极追踪不漏一人外，在接待上还应留有余地，为可能的迟到者的住宿、交通等也做某种安排。
五、签到
与会者抵达和安顿后，应根据要求到指定地点签（报）到。签到意味着向会议秘书处正式注册，是与会者必须履行的手续。不签到或忽略签到就不能得到“与会”的承认和待遇，其姓名也不会列入正式与会人员名单。
签到处应有明显的标志并有专人在规定的时间内负责接待。签到的日期一般为开幕前的两三天，一直延续到开幕后的一两天。过了签到期，签到桌即可撤去，但对柳栅来迟的与会者仍应作出安排，例如规定到何处找何人补办签到手续等。
签到本的样式有多种。简单的办法是，准备一张大表格，分列若干栏目，由签到者按顺序登记。人多时也可同时在几张表格上分别填写。较正式的办法是用签到卡，人手一张，带有存档性质。有的会议用精致的签到簿供贵宾签名，以留作纪念和便于保存。
签到本（卡）内容同回执的栏目相似，但侧重于登记与会者的基本情况和职业情况，以便今后保持联系。是否需要协助办理回程机票，也是会议秘书处在与会者签到时急于了解的。
签到后接待人员随即发给与会证（身份证）、会议文件、参加活动的请柬及纪念品等。这些文件和物品通常都装在印有会议名称、时间、地点及会徽等的纸夹、布包或公文皮包中，以便携带。有的与会证和文件包制作精美，具有珍藏或纪念价值。
原则上，与会者应亲自到场签到，并在签到本（卡）上签名。代表团也可集体办理，即各人分别填表，收齐后由专人送到签到处。由一人代替众多人填表，并代签名，不是正规的做法。
开幕式前一两小时是签到的高峰时间。为了迅速消灭签到排队现象，大型国际会议同时设有几张签到桌。每桌可分别负责接待一个方面的与会者，如政府代表团、国际机构、非政府组织及新闻界等。事先应将与会证准备好，包括打印好持证人的姓名、国籍，按国别或英文姓氏的字母次序排列好，以便迅速查找。会议秘书处还应根据反馈信息的情况，事先准备一份非正式与会者名单，按国别、机构或姓氏字母次序排列。接待人员应据此查对签到者自报的姓名无误后，再发给与会证及文件等。这是为了避免冒领和错情。代表签到后，接待人员即可在名单上或电脑中做记号，这是掌握最新与会人数的便捷办法。许多时候会议主席须于会前准确了解到会人数，以确定是否达到开会的法定人数。
邀请及签到的手续办妥了，才能保证会议其他活动的顺利安排及进行。所以，应严肃对待，认真做好，而不能草率从事，徒有形式。