国际会议初步策划后，还需建立组织机构将它进一步落实和付诸实施。这一组织机构便是会议的组织委员会，简称组委会。
组委会是一个临时性机构。它随会议的筹备而产生，也随会议的结束而告终。考虑到国际会议的复杂性和工作量，凡大中型国际会议一般均建有组委会。如会议的筹备涉及多国或国际上多方参与，即建立国际组委会。如仅有一国主办或交由一国承办，则建立国家组委会。例如，第四届世界妇女大会在中国召开，筹备工作委托给中国，便建立世界妇女大会中国组委会。有时组委会也称筹委会（筹备委员会）。组委会和筹委会的性质略同。多数筹委会由主办机构建立，以策划与筹备一次国际会议。国家组委会则由东道国筹建，以具体承担会议的准备工作。世界性的国际会议也可能要求各国成立国家筹委会，以筹划本国的与会事宜，包括准备国家报告等。在国家筹委会的基础上，还可召开区域筹委会，协调本区域各国的立场。
一、国家组委会的任务和组成
国家组委会的任务是：负责组织和协调本国各有关部门完成国际会议的筹备工作。国际会议是一个涉及多个领域（交通、电讯、新闻、旅馆、安全、旅游等）的综合性活动，其筹备和进行往往不是一个机构或单位所能独立承担，而须有关部门通力合作、共同完成。这许多部门要像机器一般运转起来就须加以组织，而在运行中也不免发生这样或那样的摩擦和步调不一，又须组委会从中排除障碍，加以协调。为使组织和协调工作能按委托一方的要求顺利进行，国际会议的主办机构和承办单位，往往通过协商订立协议，明确双方的权利和义务。如果承办单位是某个国家，这种协议便称为“东道国协议”。联合国使用标准的东道国协议。如承办国家不能全部接受其条款，可另行协商，谈妥后以换文方式确定双方的权利与义务。第四届世界妇女大会的东道国协议，即是由中国副总理兼外长钱其琛和联合国秘书长加利签署的。东道国协议应包括会议日期、地点、与会范围、场地、设备、公共设施、医疗、交通、警卫、当地工作人员、财务安排、外交特权与豁免、争端的解决等内容。
组委会的上级机构可以是由国际会议的发起、主办、承办单位共同组成的指导委员会、工作委员会或执行委员会。指导委员会是一个决策机构，由层次较高的人士组成。组委会受其委托，承担会议的具体组织任务，向其负责并报告工作。指导委员会等也有责任给予领导和协助。
组委会设主席、副主席、秘书长、副秘书长及委员。人数视会议规模而定。组委会应吸收主要的协作部门的代表参加，以利工作的开展。在中国，一个国家级的组委会就应包括各个有关的部委、全国性的团体、会议所在地的地方政府等。专业性的国际会议，其国家组委会，可能即是由该行业的行政首长负责。如第七届国际反贪污大会的中国组委会主席，便是由最高人民检察院检察长担任的。主席、副主席应负责总体的组织、协调工作，其他成员则应各司其职，分抓一个方面的工作。组委会是执行机构，崇尚实干，成员应不挂空名。
组委会可视情况下设若干职能委员会或小组，如会务、报道、文书、接待、学术、宣传、财务、安全等。联合国亚太经社会48届（北京）年会的组委会，即由会议服务、会议文件、礼宾、安全职能委员会组成。第四届世界妇女大会的中国组委会还下设宣传动员委员会，以同联合国有关部门合作，搞好“四大”筹备期间和会期的新闻报道工作。第三十届国际地质大会（1995年，北京）的组委会又设有地质旅行委员会，负责落实1OO余条地质旅行线路的野外准备。各职能委员会或小组的职责应尽可能明确，避免重叠，或界限不清，发生扯皮现象。各职能委员会或小组负责人可由组委会成员兼任。有的职委会还指定联络员，以便同各方，特别是国外，保持联系。
二、会议秘书处
组委会下属的会议秘书处是它的日常机构。秘书处是同国际会议关系最直接而任务又是最繁重的工作机构，被称为“会议的行政管理工作的中枢”、“会议的总管”或“推动工作的组织核心”。
秘书处总揽一切，可以包括所有的会议服务业务。为使秘书部门集中力量管好会场的直接服务，大型国际会议往往将后勤、新闻、安全等工作游离出来，而特设秘书组专司其事。这样，秘书处底下又有秘书组，同其他组平行工作。这种狭义的秘书组的主要职责是：
一、会场的管理和使用；
二、代表的注册和报到；
三、会议文件的翻译、印制和散发；
四、会议的口译及其他会场服务；
五、会议的记录及其整理和印发。
小型国际会议涉及的面较窄，准备工作可由一个机构独立或由它为主承担，因而可以不设组织委员会，而以会议秘书处代替之，以减少层次和工作重叠。在这种情况下，秘书处就兼有组委会的职能，其职责也必然相应扩大。
会议秘书处由秘书长领导，可配有副职，直接向组委会负责，向其报告工作。
三、会议秘书处和常设秘书处
会议秘书处是个临时性机构，其任务随会议的结束而终止。这同长期存在的常设秘书处有很大的差别。
常设秘书处是一个国际机构的常设办事机构。例如联合国即设有一个庞大的一万余人的常设秘书处，为联合国各有关机构服务，并执行它们制定的规划与政策。常设秘书处的负责人为国际机构的主要行政首脑——秘书长、总干事、执行秘书等。常设秘书处的职员，被称为国际公务员，可由会员国推荐，但不受会员国的领导和影响，执行公务时应保持中立，对各国事务采取不偏不倚的立场。联合国甚至规定，各国代表发言后，在场的工作人员不鼓掌。会议秘书处则由东道国或承办机构派出的人员组成。他们不应介入会务的讨论和决定，或对它产生影响。
设有常设秘书处的国际机构，召开国际会议时，不再另设会议秘书处。会议的准备及服务统一由常设秘书处兼管。这不仅是为了节省费用，也是由于常设秘书处的人员经验丰富、训练有素，可以更有效地承担会议的服务工作。常设秘书处还可派出人员，协助和支援东道国会议秘书处工作，也可应邀培训东道国人员。
四、常设秘书处对国际会议的影响
常设秘书处对国际会议的关系和影响，远远超过临时筹建的会议秘书处。常设秘书处的人员都是行家里手，熟悉情况和人头，而且，因为长期任职，工作连续性大，积累的经验也多，既能对国际会议作出积极贡献，也能对国际会议施加消极影响。
常设秘书处对国际机构的常会起着重要的策划作用。它对会议的时间、地点、议程、决议等都有相当的发言权，至少有重要的建议权。这种建议权具有重要的引导作用。许多会议的议程草案、主席团候选人名单、工作规划及部分决议草案，都是由常设秘书处酝酿提出的。许多会议文件和报告也是它组织准备的。
常设秘书处的作用显而易见。对于一个不甚了解情况或个人能力较差的会议主席以及参与意识较差的与会者来说，它的影响尤其显著。
国际机构的常会是权力和决策机构。它对年度工作的评价、建议和决定直接影响到常设秘书处能否保持或扩大它的工作范围、能否得到充分的财政拨款，甚至影响个人的升迁。因此，各个业务部门都力图使自己的工作在会议上得到重视、成绩得到肯定、建议得到采纳。其做法包括：（一）力争将自己的工作列入议程讨论；（二）通过代表团的发言反映它的工作设想和建议；（三）游说各个代表团在会上为工作成绩“言好事”。为了以上目的，有关官员甚至可以为有关代表团准备发言稿。这些活动，有些属于正常，有些则迹近“运动”会议及其参加者。
五、常设秘书长的作用
常设秘书处对于会议有如此重要的影响。作为常设秘书处行政首脑的秘书长，其作用更是可想而知。
常设秘书长通常有两种类型：一种是保守型的，即工作按部就班，照章办事，忠实执行代表大会的决议，不乱出主意；另一种是进攻型的，自己独立思考，常设法说服和动员会员国政府接受其主张。哪种类型更合乎要求？国际上没有定论。有的联合国秘书长就认为，即使联合国大会没有决定，但在涉及重大国际利益问题上，秘书长仍应采取主动，以避免无所作为。但也有不少人担心，秘书长的权力过大势必影响会员国的主动性和积极性。
秘书长是否越权，其结论往往受利益集团和秘书长个人作风的牵制。”原则上，秘书长应当“独立的和客观的”。但人总有点偏向。如果国际职员都是那么公正不阿，各集团又何苦在竞选时争得面红耳赤？选自第三世界的秘书长很可能对第三世界的利益给予较大的关注。因此，他的所作所为遭到发达国家的非难。当然，秘书长个人作风好坏，也是导致贬褒的重要因素。如他工作勤恳，办事公正，就会得到好评。反之，一言堂或结帮拉派，总是不得人心。有的代表团便可能借机发难，以秘书处的效率、透明度不高为由而否定它提出的工作主张和建议。因此，有的秘书长可能是国际会议的润滑剂。他的干练、经验、灵巧，使会议进行得更加顺利。有的则可能引发许多是非，甚至公开冲突、常会是一段时间里各种矛盾最集中的反映。通过对秘书长这个核心人物的观察，也可窥见一个国际组织的现状。
六、总务委员会
某些国际会议建立总务委员会，以协助会议主席处理其职权范围内的大会一般事务。联合国大会即设总务委员会，由大会主席，21名副主席和7个主要委员会主席组成，并由大会主席兼任总务委员会主席。它的职责包括建议会议的闭幕日期、拟订临时议程、决定各议程项目的优先次序，并协凋大会各委员会的会议进程。
联合国大会还规定，总务委员会审议大会议程时，不应讨论任何项目的实质，不得就任何政治问题作出决定。可以认为总务委员会仅协助主席处理程序性的问题，其作用相当于会议主席团（关于主席团问题，本书第十三章将作进一步论述）。事实证明，列入、拒绝或推迟某一议程项目均可能引发激烈争论。第49届联大于1994年12月20日开幕，21日总务委员会便经过辩论，再次挫败少数国家拟在联合国制造“两个中国”的图谋，剔除了所谓台湾“代表权”的提案。
应当说明，总务委员会哈（general committee）一词中的“总务”两字，系指“大会的一般事务”，同行政后勤工作的“总务处”、“总务科”并不相干。
总务委员会也涉及会议的组织安排。但它同组委会有显著的区别：
一、组成不同。总务委员会是会议本身的组织，由会议选出的官员（主席、副主席等）组成，而组委会则是东道国的组织，由东道国指派的人士组成。
二、任务不同。总务委员会是会议的组成部分，直接处理有关会议的事宜，而组委会仅是筹备和保证会议的进行，不参与会议的审议和决定。
三、建立的时间不同。总务委员会既由会议主席等组成，须待会议开始并选出官员后方能建立。组委会是筹备机构，可以早在会议开始前半年、一年或更长的时间建立。
应当区别国家组委会和国家代表团。在东道国里，两者都是由该国的有关部门组成，有时组委会委员也还兼任代表团代表，但两者职责截然不同，不能混淆。国家组委会代表东道国负责会议的准备，但不能参与会务。国家代表团则是以成员国代表的身份直接与会，代表并捍卫本国利益。在东道国和成员国合一的情况下，国家组委会成员参与，甚至干预国际会议的会务，是不妥的，也不能坐到国家代表团的席位上去。同样，其他国家代表团如遇一般的会议筹备问题，应找组委会。除非涉及两国的重大问题，找国家代表团解决也是不对的。身兼组委会和代表团职务的人士，以何种身份出面接待或办事，也须加以区分。
组委会、秘书处和总委会（或主席团）是国际会议的三个主要组织机构，对会议的顺利开始和进行起着重要的组织保证作用。应当力求使三者都做到组织健全、职能明确、人员到位和经费落实，以便扎扎实实地做好工作。