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国际会议的策划
2005/10/18

  可以毫不夸张地说,每一个国际会议都是一个系统工程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际会议已属不易。会议中,既要使代表们能开诚布公,畅所欲言,又要使会议在高谈雄辩中保持一致,善始善终,更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份,不是专家教授,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是部长大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响,使组织者感到尴尬,使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到政法,从文书到翻译,从印刷到电信,从食宿交通到旅游,无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责,环环扣紧,才能事竟于成。进行这样的系统工程,如不事先预作周密的策划,而是“跟着感觉走”,走一步看一步,就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是:

  一、有条不紊地进行工作。有了策划,什么时间完成什么,完成到什么程度,由谁来完成,便心中有数,可以避免盲目性和随意性,加强时间观念。

  二、预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防止意外险阻的出现,至少能使人处变不惊,增加工作的主动性。

  三、对各种需要做出估计。兵马未动,粮草先行。国际会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计到各种需要的种类、数量和出现的时间,预做准备,防患于未然。

  国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划,其他与会人士虽不直接从事策划,但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题,也定会有所裨益。

  策划国际会议需要注意:

  一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需留出讨论、修改和审批的充分时间。

  二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失。

  三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。经验证明,掌握以下两个环节是关键:

  1.会议请柬发出的时间;

  2.代表抵达和签到的时间。

  会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。

  四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,与君一席谈胜读十年书,也不妨一试。

  对策划国际会议的目的和注意事项有了基本了解之后,我们就可以就策划中经常遇到的问题做进一步探讨。

  一、会议宗旨

  所谓会议宗旨就是指举办某一特定国际会议的目标。对此,会议的主办者都会以准确和简明的语言加以阐明。例如1981年在墨西哥举行的坎昆首脑会议的主要目的便是:通过国家元首和政府首脑,对全球谈判和其他讲台上关于国际经济合作的其他努力,获得认识上的真正一致,并给予积极的政治推动,以促进全球谈判达成协议。从这段文字里,我们至少可以看出三层意思:

  (一)与会者的层次:国家元首和政府首脑;

  (二)目的:促进全球谈判达成协议;

  (三)手段:对全球谈判和其他讲台上关于经济合作的其他努力,获得认识上的真正一致,并给予积极的政治推动。

  被邀请者应当根据会议宗旨决定是否与会、与会的积极程度以及自己的方针策略。某些会议的宗旨可能有悖于被邀请者的立场和主张。例如,一些西方人士就不赞成不结盟的原则,甚至认为不结盟是不道德的行为。持此种态度者便不会出席讨论以肯定不结盟原则为宗旨的国际会议。如果去了,也是为了去唱反调。同时,某些国际会议的发起者也会订立他人难以接受的会议宗旨。例如,有的会议便申明它是为了反对计划生育,支持西藏独立,甚至重振法西斯主义。这样的会议宗旨使许多人望而却步。

  世界上的事情是复杂的。许多时候,公布的会议宗旨不一定能全部反映发起者的意图。不少国家、机构和人士在举办国际会议时都有自己另外的不便明讲但并非不正当的目的——宣传自己,扩大影响,收集信息。这些考虑,如不过分,不足为奇。因为几乎毫无例外,谁都想通过举办国际会议获得某种好处。因此,要清楚了解发起者、组织者、赞助者的背景,以便准确判断,哪些弦外之音属正常做法,哪些是离弦走板。

  有的国际会议旨在处理当前的紧迫问题——日元升值、股市暴涨、边界冲突、民族纠纷、难民潮、毒品过境等。这种会议往往引人注目,成为头条新闻。某些会议的主要目的不在立即解决什么问题,而在于创造和解气氛。会议能把敌对方面带到会议桌上来,本身便是国际社会的胜利。近年来,围绕柬埔寨、中东、前南斯拉夫问题而举行的国际会议便是例证。更多的国际会议,既不是为了解决问题,也不是为了创造气氛,而是为了实现国际交流,包括学术研讨、人才培训、业务洽谈等。此种会议往往具有气氛和谐和进行平顺的特点,其目的不在取得共同的结论,而是重在切磋争鸣。此外,还有一种为庆祝、纪念某一历史性事件或嘉奖某一突出贡献而举行的国际会议。这种会议常伴随庆典仪式并同学术讨论相结合。

  国际会议的策划者必须明确自己的会议宗旨。这种宗旨可以反映于文字上,也可以隐蔽于具体做法背后。策划者据此确定会议的进行方式。

  二、会议名称

  我们每个人都有一个姓名——张三、李四、彼得、约翰。国际会议成千上万,也各有名称,以示区别。人的姓氏取自山川树木、飞禽走兽、职业工种、册封官衔。国际会议则可以得名于:

  (一)所属国际机构的名称,如联合国大会、国际红十字大会、各国议会联盟大会、扶轮国际大会;

  (二)与会国所属的集团,如西方七国首脑会议、世界穆斯林大会、欧佩克(石油输出国组织)部长级会议、英联邦政府首脑会议;

  (三)与会国所在的地区,如泛美会议、非洲国家首脑会议、亚太区域和平会议、欧洲安全和合作会议;

  (四)举行会议的地点,如旧金山会议、万隆会议、布雷顿森林会议、达沃斯世界经济论坛;

  (五)所属专业或职业,如世界林业会议、联合国海洋法会议、国际敦煌学术会议、亚洲胸外科医生会议;

  (六)突出的国际问题,如联合国最不发达国家会议、世界人口会议、柬埔寨巴黎国际会议、关于裁军问题的特别联大;

  (七)社会主张或政治运动,如世界反对种族隔离行动大会、亚非人民团结大会、世界佛教徒大会、国际社会党代表大会。

  为了使用上的方便,国际会议常用简称。为此,需查核会议的全称,以确定何所指。如日内瓦会议便不计其数。假若不加以限定,就无法使人对号入座。我国在50年代中期就参加过两次日内瓦会议。一次是1954年关于朝鲜和印支问题的日内瓦会议,另一次是1955年关于老挝问题的日内瓦会议。

  国际机构召开的常会、例会通常都排以序号,以表明会议的顺序并便于辨别。例如,第X届特别联大、第X届不结盟国家和政府首脑会议、太平洋经济合作会议第X届国际大会等。除序数外,人们还经常在常会、例会的名称上标明会议的主题。例如,在第一届特别联大前又冠以关于巴勒斯坦问题的字样,形成意思更为完整的关于巴勒斯坦问题的第一届特别联大

  国际会议的名称应力求简短、易读、易记。以为把名称叫得越复杂便显得越重要的认识是没有根据的。至少从公关的角度来看是不可取的。举例,称亚太合作国际会议便足矣。如取名亚太合作国际会议:日、美、中新兴工业经济及东盟的作用便嫌繁冗了。

  三、会议主题

  我们写文章时总要定个题名,把文章主要内容画龙点睛地勾画出来。同样,一次国际会议审议的实质问题也应通过会议主题概括出来,并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。

  确定会议主题,使之精确、简明、有号召力、引人注目,是要费一番思索的。譬如说,我们要举办一次关于东北亚问题的国际研讨会。为了使它具有时代气息,人们开始时选用对东北亚发展前景的瞻望为主题。嗣后有人建议同2000年挂钩以便更有号召力,于是改为走向2O00年的东北亚。但也有人认为不如用“20O0年之交的东北亚,可把时间跨度拉大些。又有人说,用二十一世纪“2OOO口号更响亮。但有人争辩说二十一世纪长达百年,时间跨度又嫌过长。最后,众人达成协议,采用了众议的走向二十一世纪的东北亚为主题。可见确定一个会议主题有时颇费周折,需要集思广益。

  有时,在主题外还另加副题。副题用以进一步补充和说明主题。例如,联合国亚太经社会北京年会的主题是区域经济合作,但区域经济合作的领域很广。为了便于讨论,又加上副题前景、优先事项和政策选择,使主题范围集中一些。这就形成了一个主题十副题的程式:亚太经社会的区域经济合作:前景、优先事项和政策选择。同样,上面提到的走向二十一世纪的东北亚也可以经济和技术合作等为副题,使讨论更加集中。

  会议东道国倾向于确定对自己有利的主题,但也应注意吸纳他人意见,取得多数支持,避免借地主之便强加于人。

  四、会议的层次

  国际会议都有一定的层次。凡是战争、和平、领土、边界等重大政治问题以及有关商贸、科技、文教等的条约及协定都需召开政府间会议来讨论。于是产生了按照与会的政府领导人的身份高低划分的国际会议,如首脑会议、部长级会议、高级官员会议等。有些问题虽不涉及整个国家利益,但也须由拥有实力和影响的权威人士来解决。于是有了所长、行长、董事长、总经理级的国际会议。出席会议的代表可以携带级别低一点的助手,作为副代表、助理代表、顾问、专家与会,但他本人的身份必须符合会议的要求。由此可见,国际会议的层次实际上取决于正代表的身份。这种身份可以由该代表的官阶、职称反映出来,也可以由其社会声望、政治影响、学术地位、艺术水准而体现。

  当然,国际间也有许多平民大众的会议。这些草根级的会议在推动人民间的相互了解、友好、交流也发挥了十分重要的作用,因此不可因为它们属于下层而受到轻视。但在等级社会里,论资排辈,以权势取人仍是通行的做法。习惯难以打破,而属于不同层次的人彼此间也不无隔阂。某些大人物可能不屑于同下层人士或低于自己的人同坐在一张会议桌上。因身份不同而拒绝与会的事情并不少见。而有些清高的民间人士也不见得愿意同权势者合谋。因此,从实际出发,在国际会议中,划分不同的层次,予以分别对待,看来是必要的。

  一般地讲,国际会议部是同一层次的人的聚首。有时与会者的身份可以稍有差异,但不能相差太远。部长级的会议须由正、副、助理部长参加。如规定是副部长级的会议,派去正部长就显示派出国家的特别重视,代表在会议中会备受尊敬。如派去助理部长,则在排名时次序就要靠后。如派出低于助理部长的官员为代表就显得异乎寻常,可能会受到拒绝或冷落。外交上颇讲身份、地位、级别的对等。这种对等观念也常常反映于国际会议中。

  所谓层次并不一定指的都是官阶。举行一次银行巨头或财政部长的国际会议,受重视的程度不亚于国家元首。这些掌握了国家经济、财政实权的人物住的是总统套间,外出时警车开道,会见者是总统、议长,讲话是头条新闻。皇亲国戚所受的隆重接待也不能用职位来衡量。杰出的政治活动家、知名科学家和文坛巨星的国际性集会也会引起轰动。可见,与会者的权势和知名度大小也是层次。

  越是层次高的国际会议,接待规格也越高。为了一次首脑级的国际会议或是一次有重大影响的国际会议,有的国家甚至不惜工本,大兴土木,盖起大厦,准备工作也由国家领导人亲自抓。在财政预算、力量配备、动员程度上都可看出规格的不同。

  在同一层次的会议中,对小国的与会者接待规格也应因人而异。高层次的人士低规格接待,或低层次人士高规格接待,都是不妥的。通常对代表团团长和团员,对正式代表和观察员,对与会者和工作人员,待遇均不同。例如,所在国领导人可能仅接见代表团团长,会上发言权利仅给正式代表,招待会仅邀请列入代表名单的与会者等。

  五、会议日期

  确定国际会议的日期要经过仔细斟酌。不可能满足每个国家和每个代表的要求。你忙时,他闲着,难有共同的时间。从理论上讲,会议日期应适应多数与会者的方便。实际上,会议的发起人、组织者、东道国往往有较大的发言权。对其中任何一方不便的日期都难以通过。

  经验证明,日期的确定也有禁忌。国际会议最好能避开:

  (一)会议所在国的重大节日或国事活动,如国庆、国丧、大选、民族纪念日等。每逢重大节日或国事活动时,所在国的政府和人民注意力都已转移,此时举行国际会议,对与会者很可能招待不周,甚至会被冷落。国际会议还可能遇到突发事件,如政变、动乱、罢工和自然灾害等。在发现突发事件苗头时,国际会议的策划者往往另择地点,以免给自己带来麻烦。如在会议的前夕发生此类事件,临时改期或易地举行是常有之事。

  (二)会议所在国的旅游季节。旅游季节人潮如海,交通拥挤,旅馆难订,供应紧张,国际会议没有必要凑这个热闹。即使有的国际会议是冲着旅游胜地而去的,也要避开遮天盖地、应接不暇的旅游旺季。

  (三)会议所在国过冷或过热的季节。人们都喜欢在春暖花开或秋高气爽的季节里举行国际会议。寒冬腊月在莫斯科开会,或是酷暑时节在新德里聚首,都会令人望而生畏。

  (四)与会者的宗教或民族节日。国际会议的参加者常有不同的宗教信仰,有的人还十分执著。穆斯林每年均有斋月。斋月期间,天黑之前不能进食。在此期间,不论是在穆斯林国家举行国际会议,还是与会者中有部分穆斯林国家的代表,大家都会感到不便,甚至可能影响到会议的进程。因此,确定国际会议日期时躲开斋月,是许多人都会注意的。西方人士十分重视圣诞节,虽然它的宗教意义已不十分重大。因此,每年十二月末至元旦之后,西方人士均不愿举行国际会议,而且几乎是雷打不动,连许多非基督教徒也只好让步。可惜东方国家没有一个共同节日,所以很容易被分而治之。好在东亚各国还有一个农历(阴历)新年。他们也应当享受自己的权利。正月初一开国际会议定会使中国人感到十分扫兴。过年时节开会,听起来似乎不近情理,但也确有此事。

  (五)其它同时举行的重要国际会议或活动。国际会议在同一地点同时举行,毫不奇怪。有时在同一旅馆里,二三个国际会议同时召开。在策划重大国际会议时,应避免同其它重要会议同时举行。两个重要国际会议同时抢占头条新闻,只能彼此冲淡。更不要自讨没趣去同盛大的国际活动争时间。奥运会期间,大概不会有人在洛杉矶、汉城或巴塞罗那举行同奥运会无关的重要国际会议。

  确定国际会议日期,事先要考虑周密,决定后不要轻易更改。特别是在邀请信发出后,准备与会的代表均已把赴会的时间留出。如此时更改时间会给许多人带来不便,甚至使部分人取消赴会打算。如确需更改,要表示歉意,申明理由,及早通知,以挽回影响。

  更改会议日期有两种可能。一种是延期,另一种是取消会议。确定新的会议日期尤要谨慎,防止一改再改。取消原定的会议更是忌讳。如因不可抗拒的突发事件所致,还情有可原,如由于发起人或组织者事先考虑不当或内部纷争,造成财源中断,反对派阻挠,合作者撤出或自己改变初衷,当事人的威望便会受损。

  六、会议地点

  国际会议地点的选择也有一套学问。一般地讲,会议策划者倾向于选择交通便利、环境优雅、设施齐全、活动方便的地点为会址。但理想和实际常有距离,选择时须做仔细的调查研究。选择的内容大体上有三个方面:

  一、国家的选择。国际会议的策划者在选择某个国家作为会议东道国时往往面临以下问题:

  1.有没有国家愿意承办?并非所有的国家对所有的问题都同样感兴趣。不同的国家有不同的侧重。北欧国家对环境问题兴趣更浓,日本热衷于人力资源开发,而发展中国家更关心改变经济落后。因此,要找到若干个对某一主题都感兴趣的国家以便从中选择,实非易事。

  2.是否所有国家的与会者都愿前去?有些国家为打开关系、树立形象,往往愿意承办国际会议,但有的可能因内外政策而声名狼藉,有的因外界刻意渲染而形象欠佳,有的则因敌手的造谣中伤而蒙受污损。许多代表,慑于国内外舆论,对在此类国家举行国际会议都会有保留意见或取反对立场。

  3.是否具备承办国际会议的条件?有些国家有意承办国际会议,对外形象也较好,但经济落后,基础设施陈旧,甚至可能社会动荡,安全难有保证。这样的国家往往也被排除在考虑之外。筹措不到充分经费也会使人知难而退。

  4.选择时关系能否摆平?即使以上三点都条件具备,国际会议的策划者有时也面临难以处理的竞争关系。不同的利益集团、地理区域和国家常常为争夺一个重要的国际会议而打破了头。如果你把承办权交给了发达国家,发展中国家可能不悦;交给了拉美,亚洲可能皱眉;交给了伊拉克,伊朗可能强烈不满。

  从以上四点看来,国际会议的策划者在确定去哪个国家开会时,选择余地是较小的。这的确是难为他们了。

  二、城市的选择、如果说国家的选择更多地考虑了政治因素,那么国际会议的策划者在选择城市时,更多地注重城市的自然环境、物质条件及人文状况。这是为了保证会议能在尽可能优美、宽松、便利的环境中举行。策划者关心的焦点是:

  1.拟议中的城市同外界的交通通讯条件,譬如说是否有较多的航线和航班。因为国外的与会者绝大多数是乘坐飞机进出国境的。如航线多、航班密,旅客的选择余地就大,受滞阻的危险就小。同国外的电话、传真联系是否畅通,以便在会议期间与派出国保持正常联系,也是策划者应该关心的。

  2.该城市基础设施的健全程度。这是指水、电供应是否充足,市内交通是否方便等。没有这些基本保证,工作和生活都必然要受影响。

  3.该城市的卫生、安全状况。考虑这些问题是为了保障与会者的健康和人身安全。一个污染严重、疫病流行、暴力充斥、冲突迭起的城市是难以入选的。

  这些条件在现代化大都市一般都有保证,中小城市则难以确定。对发展中国家来说,它们尤需作出更大的努力,为吸引国际会议到本国举行创造条件。较为先进的发展中国家也把国际会议看作有高附加值的产业,借以推动本国经济繁荣。

  国际会议也有相对集中于少数城市的趋势。据统计,每年在纽约举行的国际会议约40O0个,日内瓦、布鲁塞尔和维也纳仅次于纽约。这些城市能吸引如此众多的国际会议,除城市的优越条件外,还因它们是国际机构总部比较集中的地方,拥有比较齐全的会议设施和比较出色的会议服务。在亚太地区,曼谷之成为国际会议中心城市也与此有关。

  某些特殊的考虑也会使策划者合条件优越的大城市而取条件适当的中小城市,甚至穷乡僻壤。例如:

  1.为了结合考察和研究而选择与会议主题有密切关系的地点。关于最不发达国家的会议就可能选在某个最不发达国家举行。关于沙漠化的研讨会就会选在离沙漠不远的中小城市或建有沙漠研究中心的地方举行。

  2.出于安全和保密的考虑也会使策划者选择某个远离城市,便于控制和管理的地点举行会议。1993年亚太经合组织的领导人非正式会议便选在西雅图13公里外一个名叫布莱克的偏远小岛举行。首脑会议找偏远处召开,在历史上不乏其例。

  3.为了使与会者能集中精力于会议,提高工作效率,一些会议也选在僻静的去处举行,以避开喧闹、繁华的城市。它可能是山林中或海边的一个庄园或别墅。

  三、旅馆的选择。许多国际会议租用旅馆、饭店举行。国际会议的策划者对于旅馆的选择往往是比较挑剔的。特别是重要的国际会议,许多大旅馆都竞相招揽。这不仅是鉴于经济效益,更是为了提高声誉。如此便给予策划者较大的选择余地。旅馆所在的地段是否适中,服务质量高低,会议设施优劣,有无举办国际会议经验,都是策划者所要考虑的。当然,遇到旅游季节,卖方市场占优时,国际会议策划者也会有求于人。以地段的选择为例,1992年联合国某机构在北京举行年会,中国方面提出了几家旅馆供对方选择。最后,对方还是选中了国贸中心,其主要考虑之一是,国贸中心的位置在市内中心地带,离使馆区近,购物方便,附近还有建国饭店、京伦饭店等高档旅馆可供与会者选用。

  谈到服务质量,人们常常想到服务员的待客态度和勤快程度。这两者固然重要,但也不能忽视工作的规范化和外语训练问题。所谓规范化就是服务要符合一定的规程,不能自搞一套。譬如说,客人在房间里时,服务员就应少去打扰。如果一会儿进去问暖,一会儿进去问寒,表面上看很热情,客人却会感到不胜其烦。至于外语,它也应是涉外饭店服务员的基本功。如果客人只能用打手势和服务员沟通,就会感到十分不便。国际会议的遣人员只要在这样的饭店里住上一二天,可能就会从候选名单上把这个饭店勾掉。

  至于会议设施,前面已经讲过,它也是会议策划者所注重的。旅馆面对各行各业的客人,而不是专为国际会议设计的。因此,借用旅馆开会就要看旅馆能否满足会议的设施要求。如果一个旅馆不能提供大小适当的会议厅室,或同声传译等重要设备,它就可能被淘汰。

  有无举办国际会议的经验也是重要的。如此前旅馆已积累了经验,再办便驾轻就熟。反之,一切从头做起或经验不足,会议组织者就要多费口舌,服务效率和质量也难有保证。

  七、会议规模

  掌握好规模大小是国际会议策划者应当重视的问题。那么,国际会议是大好,还是小好呢?

  有人说国际会议规模越大,效率越低,因而成功的希望也越小。这恐怕不是绝对的。历史上有过许多开得很成功的大型国际会议,如万隆会议、坎昆会议等。会议能否成功取决于多方面因素,譬如说国际形势力量对比,与会国的政治意志和会议本身的组织和准备状况。但规模大小也是一个不可忽视的因素。

  一般地讲,为了造声势,打开关系和扩大影响,会议的发起人和组织者倾向于扩大规模,即所谓的人多热气大。如果两个会议的目标、层次、主题都相同,而一个来了数十人,另一个来了数百人,其影响当然不同。因此,带有纪念性、群众性、宣传性的国际会议规模便不妨大些。

  另一种国际会议的目的是为了解决问题和形成决定。为了便于深入交换意见,排除障碍,做细致工作,规模就不宜过大。特别是涉及重大利益,而与会者又意见分歧的会议,代表们要经过艰苦的讨价还价才能达成协议。这种会议的规模就要控制。七嘴八舌,热闹非凡,但言不及义,意见集中不起来,会议便难以成事。

  国际会议的规模并不是都能人为控制的。世界上有2OO多个国家和地区。一个重大的国际问题往往涉及一方领域或一片地区。任何一个有关国家都有权声称它是当事国,同它的利益密切相关。不让某些国家参加或限制其参加有关的国际会议,往往会引起纷争。因此,与会范围常有扩大的倾向。但扩大并不是无止境的。不同的国家参与国际活动的能力差异极大。一个小国就没有能力派人参加所有的国际会议,甚至在一个大型国际会议中,也只能参与部分委员会和分组活动。为了维护各国利益,于是出现集团代表或地区代表,即由集团或地区选举或委派代表在国际会议上代言,不必国国皆到。这一做法既体现了代表性,又避免国际会议规模膨胀。

  国际会议的规模也常受物质条件的限制。国际会议的邀请国或承办会议的东道国对会议的规模有较大的发言权。经费的拮据,场地设备的限制,接待条件的缺乏都可能迫使策划者缩小会议的规模。

  这里应当指出,某些会议发起人也常通过提高与会者资格(职称、级别、专业要求等)和提高收费标准而排斥其对手。特别是发达国家,常以经济力量大小或物质贡献多寡作为与会资格而排斥发展中国家。例如,柬埔寨地处印支半岛,它的兴衰祸福同亚太国家关系尤为密切。但柬埔寨难民捐助国会议上坐着的却大部分是西方发达国家的代表。他们与会的根据是,捐助国有权过问钱的使用。捐助国一词就排斥了大部分亚太发展中国家。

  在国际社会中,发展中国家数目居多,在国际会议中形成多数。这对某些发达国家来说亟感不便。它们的代表往往以会议规模要小,以便提高工作效率为由,为发展中国家的与会设限。有些欧美国家对自己却另有标准。它们的手伸得很长,硬要过问发展中国家的事务,决不会因会议规模不宜过大而放弃介入的机会。

  八、会期的长短

  国际会议的开会时间长短不一,相差甚远。长短以何为准?有人认为,少于一周的为短,而超过三周为长。这恐怕是一般的说法。实际上,有的国际会议仅二三天,而有些则长达数月。1954年关于朝鲜和印支问题的日内瓦会议便历时3个月。

  国际会议会期的长短取决于以下因素:

  一、议程的盈匮。如议程较满,要讨论的问题较多,需费的时日也较长。每年的联合国大会,虽是常会,有时议题多达百余项,会期常从9月沿续到12月。

  二、议题的难度。如讨论的问题比较棘手,有关方面分歧较大,一时难以弥合,会期也必然相对拖长。有时这种会议采取停停开开的方式,每次会期不长,总加起来却是惊人。

  三、会议的周期。凡常会、例会均有周期,即一年、二年或三年召开一次。如周期长,即会议间隔的时间长,积累待决的问题多,每次会议的会期也较长。

  四、准备的情况。如事先准备充分,会期就可缩短。反之,准备工作差,许多问题事先没有酝酿,到会上现炒现卖,当然会议就旷日持久。

  随着人们效率意识的提高,少开会、开好会的呼声日益高涨。徒具形式的程序、言之无物的冗长发言和议而不决的马拉松式会议已越来越不得人心。为此,许多改进措施已见诸行动,或正在积极推行。包括:

  一、开好预备会议。这种预备会议大致有三种形式。一是,先开若干个国家的片会,再开区域会议,或先开区域会议,然后再开世界会议。如1995年在北京召开的第四届世界妇女大会便是在几个区域预备会议的基础上召开的。其二是,先开低层次的会议,再开高层次的会议。许多部长级会议都是先开高级官员(司局级)会议,预做技术性的准备,待部长到会时一锤定音,因而大大缩短了部长们与会的时间。亚太经合会议领导人非正式会议之前,先举行部长级会议。部长级会议实际上成了首脑会议的预备会议。其三是,在会议期间又召开某些会议,为会议的顺利进行铺路。例如,关于决议草案的磋商会和有关问题的专题、专家会议等。

  二、分大会为小会。上面已经谈过,人少容易充分讨论,达成一致。因此,如果议程较满,通常规划者便在全体大会之外,设立若干个委员会或小组会,把相关议题合在一起讨论,把大议题分解成小议题加以讨论,或专门就某一特殊问题进行讨论。这种小会可同全体大会同时或穿插进行。开小会的方式可以避免事无巨细,也不问牵涉的国家有多少,统统都在大会上过一遍的弊病。例如,联合国亚太经社会的年会,除全体大会外,还同时举行第一、第二委员会的讨论。这就形成了三个会场。有的代表团人数较少,甚至仅有一二人。他们对于需同时在几个会场间奔波,往往叫苦不迭。

  三、缩短会议周期。多数情况下,参加国际会议,特别是政府间会议,派出国均须自掏腰包一机票费、旅馆费、补贴费等。由于与会费用昂贵,尤其在经济不景气的年代,连发达国家也要求少开会。鉴于许多常会、例会的议程包括一些年复一年的程序性内容——通过上次会议记录、审查各部门的年度报告、回顾财务状况等,一些国家对常会、例会多少感到是一种负担,而要求缩短会议周期。但常会、例会形成制度后,较不易改,反对者不在少数。他们争辩说,缩短周期必然延长会期,得不偿失。以国际会议为职业者的反对态度更是坚决。

  四、限定完成任务的时间。国际会议常有前松后紧的弊病。前半截稀稀拉拉,临近会议结束时又猛赶任务。为了克服这一缺陷,有些国际会议从一开始就规定某一议题的讨论或某一环节必须在某某天前完成。这一任务往往落在委员会(小组)主席头上,当然主席团也有责任检查督促。例如,明确限定决议草案交给会议主席团的截止日期。这种期限虽常被突破,但设限期和不设限期,仍很不一样。

  在计算会期长短时,策划者还不应忽视周末的因素。少数国际会议,考虑到与会者的特殊情况或时间因素,也有专门安排于周末召开者。在国际上,一周的实际工作通常只有5天。策划者必须按5天安排工作日程。如会期紧,占用星期六上半天是可能的,但星期天非万不得已不能占用。轻易侵占与会者周末时间是要犯众怒的。

  时间的确要抓紧,但把议程安排得过满,或节奏过快,也可能适得其反。会议开得松松夸夸,会议厅门可罗雀,许多人逛大街去了,或都在休息厅里喝咖啡、聊天,当然不好。可是,没有留给代表们思考的时间,向国内请示的时间或进行酝酿磋商的时间,而赶着要他们表态、做决定,到头来也可能证明不能把代表硬捏到一块,事倍功半。

  九、会议费用

  召开国际会议必须有充足的经费来源。对此,策划者不能掉以轻心。没有经费,一切都成了空中楼阁。即使在经费不足的情况下勉强上马,路途也步履维艰,甚至可能中途夭折。国际会议因经费不足而取消、延期举行,或缩小规模举行是时有发生之事。

  国际会议的开支甚大。租场地、添设备、雇人员、付路费、给酬金等都需要钱,有时还包括一定数额的外汇。在生活费用高昂的大都市举行国际会议,费用尤其惊人。以住宿费为例,在全球10大住宿费最高的城市中亚洲就占6个,其中东京最高,北京居第3位。策划者要看到国家、城市间的差价,准确估计所需费用。

  国际会议的经费来源主要有:

  一、经常预算。国际机构的常会、例会的费用即属此例。通常,常会、例会都是在本机构的总部举行,因而场地、设备、人员都是现成的,可以节约大量开支。但有时也召开计划外的会议,造成额外支出,包括专家咨询费、部分代表路费及生活补贴、其他消耗性的行政费用等。在这种情况下,有关机构就要追加预算。特别是会议易地举行时,总部已有的场地、设备不能利用,人员出差也要增加费用。一些国际机构规定,这种额外支出不属经常预算,应由邀请会议易地举行的东道主负担。

  二、政府拨款。凡是官方机构主办或承办的国际会议都能得到政府拨款。这是不言而喻的。民间的国际会议有时也能得到官方的财政支援。但是许多民间机构不屑于为之。他们的根据是:吃人家的嘴软,拿人家的手短。特别是某些政府敏感部门的资助,更是令人却步。这些部门给予资助常有其特殊的意图,而资助的方式又多是不公开的,因而增加了神秘色彩。要了解一个国际会议的背景,重要的线索之一便是弄清楚其经费来源。

  三、社会团体的赞助。社会团体的赞助是国际会议的重要财源。社会团体包括一般的国际组织、民间社团、企业公司、基金会等。社会团体没有官方色彩,立场比较中立,运作上又较灵活,因此它们的赞助比较受欢迎。但取得赞助仍要提出申请,并接受评审,有时还面临激烈竞争。有些社团还会提出有形或无形的附带条件,特别是企业公司的资助往往具有商业目的。当然,某些社团也有政治背景。

  四、收取注册费。要求与会者缴纳注册费是国际会议取得财政来源的重要方面。国际会议的开支浩大,与会者可以从会上获得重要的信息,会议又为与会者提供了难得的公关机会,因此根据有取得必须付出的原则,收取一定的与会费是无可非议的。有时会议主办者还明确说明部分收费的特殊用途,例如资助低收入者与会,用于某项公益事业等。但有的国际会议也具有商业性质,常以名人出席为号召,收取高额或众多与会者的注册费。

  无论是拨款、资助还是赞助,会议的策划者都必须注意款项是否能及时到位。一般地讲,事先应当同拨款、资助、赞助单位或个人确定款项一次或分期到位的具体日期,以利工作的进行。特别是国际会议筹备工作启动时往往需要一笔较大的开支,这笔钱必须及时到手,否则工作无法开始。换言之,不能满足于一般的承诺,而必须使承诺的兑现得到确实保证,以免自己陷于被动。

  预算和决算似乎仅是会计程序问题。其实不然。策划者都会把预算做得宽松些,以防不可预见的支出。但总的来说,预算应准确反映实际需要,打得过大的预算可能使审批遇到困难。国内有的单位盼望承办国际会议,但又想在经济上多获得一些好处。为此,不必要地提出一些开支项目。大大膨胀了的预算反而可能把委办者吓跑了。决算也应做好。这是信誉问题。除非事先讲好包干,预算和决算间的余额应当如数退还。

  综上所述,国际会议的策划者,不论是组委会主席,秘书长还是其他什么人,对于会议的发展乃至成败都负有重要的责任。君子慎始,差若毫厘,谬之千里。应当要求他们谋之于先,而且以周密为宝。这样才能保证会议沿着预先的设计顺利进行,及至功成。

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